Lowongan Kerja Administrative Assistant - AFSC Indonesia, Yogyakarta

Terms of Reference AFSC Indonesia Program

Posisi                   : Administrative Assistant (AA)
Supervisor          : Administration and Finance Coordinator (AFC)
Lokasi                  : YogyakartaPeriode Kerja : 11 Februari 2013 – 10 Februari 2014

A. RINGKASAN KERJA:
Administrative Assistant(AA) merupakan staf yang akan mendukung kerja-kerja administrasi dalam bidang kas kecil dan logistik yang akan bertugas di Yogyakarta. AA diharapkan memiliki kemampuan dalam bidang akunting, negosiasi dalam penawaran logistik dan memiliki karakter yang teliti dan jujur.

B. PELAPORAN:
Dibawah supervisi, pengarahan dan panduan dari Administration and Finance Coordinator (AFC), maka AA akan melaporkan:
* Pencatatan belanja harian
* Pertanggungjawaban cash in hand setiap hari Jumat
* Pembelian logistik besar besar secara berkala
* Kerusakan atas barang-barang kantor, jika ada, termasuk perawatan sesuai jadwal
* Pemesanan tiket dan akomodasi perjalanan staf AFSC sesuai kebutuhan
* Laporan sistem inventory dan updatenya satu bulan sekali.

C.  LINGKUP KERJA & TANGGUNGJAWAB
Lingkup tanggung jawab terbagi menjadi 2 bagian, yaitu:

PENANGGUNGJAWAB KAS KECIL(Kasir) :
* Mempersiapkan cek list tagihan rutin kantor diantaranya, tagihan telfon, listrik, koran, air, STNK berkoordinasi dengan AFC dan OA

* Pencatatan belanja harian berkoordinasi dengan AFC.

LOGISTIK:  Logistik Kecil dan Logistik Besar
* Mendaftar dan membeli kebutuhan logistik besar, berkoordinasi dengan AFC.

* Mempersiapkan sistem inventori dan input data barang kantor berkoordinasi dengan AFC.
 

* Mengatur keperluan cetak untuk kebutuhan kantor dan program sesuai prosedur yang berlaku berkoordinasi dengan AFC. AA akan melakukan tugas ini pada dokumen siap cetak.
 

* Mengatur pembelian tiket perjalanan dan pemesanan akomodasi untuk semua kebutuhan internal dan eksternal AFSC sesuai prosedur yang berlaku;
 

* Mempersiapkan keperluan akomodasi dan transportasi kegiatan tahunan dan/atau sesuai kebutuhan AFSC Indonesia, antara lain Annual Partnership Meeting, Annual Youth Meeting, dan kegiatan internal AFSC Indonesia lainnya berkoordinasi dengan AFC.

ADMINISTRASI:

• Berpartisipasi dalam pertemuan dengan Country Representative dan staf administrasi  untuk berkomunikasi dan berkoordinasi  segala hal yang berhubungan dengan administrasi;
• Terbuka untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan pelatihan bina damai jika diminta oleh AFC;  
• Berpartisipasi dalam pertemuan tahunan mitra AFSC atau pertemuan internal lainnya jika diminta;
• Bekerjasama dengan Tim Administrasi dalam mematuhi prosedur administrasi AFSC.
• Mengarsipakn dokumen pembelian logistik kecil dan besar berkoordinasi dengan OSFO
• Membuat database penyedia layanan professional dalam hal ini pemasok yang pernah dan/atau berpotensi bekerjasama dengan AFSC Indonesia

D.  KRITERIA
Wajib

• Warganegara Indonesia
• Minimal D3.
• Memiliki pengalaman min.1 tahun di LSM lokal/internasional atau bidang yang relevan 
• Memiliki pengetahuan dasar Akuntansi.
• Menguasai MS word, dan excel serta mampu menggunakan internet dan sistem email.
• Cukup memahami prosedur akunting.
• Memiliki interpersonal skill yang baik; menyenangkan, sopan, terbuka, dapat diandalkan, dan jujur;

Harapan

• Pemahaman yang cukup dalam mengembangkan kapasitas pengelolaan administrasi jangka panjang yang sejalan dengan etos kerja  AFSC.

Apabila anda tertarik dan memenuhi kualifikasi di atas, kirimkan surat lamaran Anda beserta CV kurang dari 3 halaman, ditujukan kepada Country Representative-AFSC Indonesia melalui alamat email:  mogawahidina@gmail.comdan  cc: niken@bina-damai.net

Paling lambat tanggal 15 Januari 2013. Cantumkan kode lamaran AA pada kolom subject. Pelamar dengan domisili di DIY dan sekitarnya lebih diutamakan dan hanya pelamar yang
memenuhi kualifikasi yang akan dihubungi.

The American Friends Service Committee (AFSC)  www.bina-damai.net is an affirmative action/equal opportunity employer, welcoming applications from qualified persons regardless of their religious affiliation rave, age, sex, gender identity, sexual orientation or disability. Women are encouraged to apply.

American Friends Service Committee (AFSC) www.bina-damai.net merupakan tindakan afirmatif/lembaga yang memberikan kesempatan yang sama, menyambut aplikasi dari orang yang memenuhi syarat, terlepas dari afiliasi agama mereka, ras, usia, jenis kelamin, identitas gender, orientasi seksual atau difabilitas. Ibu yang bekerja didorong untuk
melamar.

LOWONGAN KERJA NGO: Dapatkan Informasi Melalui Email Anda. Click Subscribe Now!