Indonesia AIDS Coalition Job Vacancy: Executive Assistant, Jakarta - Indonesia

Lowongan Executive Assistant di Koalisi AIDS Indonesia

Indonesia AIDS Coalition (IAC) adalah sebuah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang dipimpin oleh dan berbasiskan Orang dengan HIV (ODHA) dan komunitas terdampak AIDS lainnya (Pekerja Seks, LGBT, Pengguna Narkotika) yang bekerja untuk isu penanggulangan HIV dan AIDS di wilayah kerja Indonesia dan berkedudukan di Jakarta. IAC bekerja khususnya untuk mempromosikan serta mengadvokasikan kebijakan publik yang berpihak pada komunitas terdampak AIDS serta hak-hak kelompok minoritas dan perempuan. Saat ini IAC membutuhkan staff yang bersedia untuk bergabung dalam program “Promosi transparansi, akuntabilitas dan partisipasi masyarakat sipil dalam penanggulangan AIDS”,

Saat ini membuka kesempatan untuk posisi dan kriteria sebagai berikut: EXECUTIVE ASSISTANT (ASISTEN EKSEKUTIF)

GAMBARAN PEKERJAAN:
Asisten Eksekutif bertanggung jawab langsung kepada Direktur Eksekutif dengan tugas melakukan perencanaan, pengelolaan, pelaporan administasi terkait kegiatan dari Direktur Eksekutif IAC serta tugas lainnya yang diberikan oleh Direktur.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB:

1. Memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat IAC (internal dan eksternal) meliputi rapat Badan Pengawas, Badan Pengurus dan Rapat Anggota Tahunan
2. Membantu menyusun agenda kegiatan badan pengawas, direktur eksekutif serta mitra-mitra dan jaringan kerja IAC dengan berkoordinasi dengan Manager Sekretariat
3. Menyiapkan jadwal kerja kegiatan Direktur Eksekutif baik jadwal internal dan eksternal serta logistic perjalanan baik di dalam negeri maupun luar negeri.
4. Menyiapkan bahan bahan untuk kegiatan Direktur Eksekutif dalam ruang lingkup internal dan eksternal
5. Menyiapkan (memfasilitasi) Direktur Eksekutif dengan menghimpun informasi untuk pelaksanaan seluruh kegiatan kantor (program, kantor, keuangan dan SDM).
6. Menyiapkan (memfasilitasi) Direktur Eksekutif dengan menghimpun informasi untuk pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa di IAC
7. Mengatur dan mengontrol surat-surat masuk dan keluar sesuai dengan sifat dan kepentingannya dengan berkoordinasi dengan koordinator ICT dan Komuninasi
8. Menyimpan dan mengamankan dokumen yang bersifat penting dan rahasia
9. Melaksanakan administrasi pengelolaan kas kecil IAC
10. Membuat notulensi & dokumentasi dari setiap kegiatan Direktur Eksekutif atau yang ditugaskan oleh Direktur
11. Mewakili dan atau mendampingi Direktur Eksekutif sesuai disposisi.
12. Melaksanakan tugas tugas lain yang masih berhubungan dengan bidang pekerjaannya yang diminta oleh Manajemen IAC, khususnya Direktur Eksekutif

KUALIFIKASI:

1. Pendidikan minimum Diploma atau Sarjana dibidang Sekretaris atau Komunikasi atau Linguistik.
2. Mampu berbahasa Inggris secara aktif, baik lisan dan tulisan. Mempunyai sertifikat terkait kemampuan berbahasa Inggris akan lebih diutamakan.
3. Mampu bekerja bersama dan mempunyai empati dengan kelompok marginal seperti ODHA, LGBT, pekerja seks dan pengguna narkoba
4. Dapat mengoperasikan computer Microsoft Office (MS. Word, Ms. Excel, Ms. Powerpoint, dll) dan Internet.
5. Memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik.
6. Memiliki kemampuan organisasi yang baik dan mampu mengatur beban kerja harian berdasarkan prioritas
7. Proaktif dan fleksibel dan mampu bekerja dalam tim dan mampu bekerja dalam tekanan.
8. Memiliki motivasi dan komitmen kerja yang tinggi.
9. Bersedia melakukan perjalanan dalam rangka tugas mendampingi Direktur Eksekutif baik di dalam maupun luar negeri.

IAC membuka ruang bagi orang-orang dengan disabilitas atau berkebutuhan khusus, orang dengan HIV/AIDS, pekerja seks, mantan pengguna narkotika suntik dan LGBT (Lesbian, Gay, Biseksual, Transgender) untuk melamar.

Aplikasi surat lamaran berikut CV, photo, surat referensi beserta ekspektasi gaji dikirimkan ke email: recruitment@iac.or.id dengan subjet “AE” sampai tanggal  10 Desember 2019.