Finance Officer
Values, Vision, and Purpose
Yayasan Fondasi Hidup (FH) Indonesia adalah organisasi non-pemerintah independen yang berbasis di Medan, Sumatera Utara dan beroperasi di Provinsi Sumatera Utara dan Kepulauan Mentawai, Propinsi Sumatera Barat. FH Indonesia mulai bekerja di Indonesia setelah tsunami Desember 2004 menewaskan 283.000 orang. FH Indonesia bekerja dengan komunitas yang hancur untuk membantu mereka membangun kembali kehidupan dan rumah mereka. Pada tahun 2011, FH Indonesia memulai pekerjaan pembangunan jangka panjang dan saat ini kami berupaya untuk menangani semua bentuk kemiskinan manusia, terlihat dan tak terlihat melalui mata pencaharian, pendidikan, dan sektor kesehatan. Tujuan kami adalah meluluskan masyarakat dari kemiskinan ekstrim.
Di FH Indonesia, kami beroperasi di bawah seperangkat prinsip panduan yang kami sebut "The Heartbeat" Ini mencakup Nilai, Visi, dan Tujuan kita, yang menjadi penjelasan tentang siapa diri kami dan bagaimana kami bekerja sebagai sebuah organisasi. Bersama-sama kita menanggapi penderitaan manusia dan meluluskan masyarakat dari kemiskinan ekstrim.
Posisi dan Benefit : Lokal _ Palu
Tujuan Posisi
Bertanggung jawab untuk memastikan proses pembukuan dan penyusunan laporan keuangan FH-Indonesia berjalan sesuai aturan dan kebijakan terkait Keuangan & Akuntansi, baik menurut Standar Akuntansi Keuangan Indonesia, Standar Keuangan & Akuntansi FH, persyaratan donor, Standar keuangan NGO & Internasional (GAAP/IFRS, dll) serta peraturan dan perundang-undangan lainnya, dibawah supervisi dan arahan Manajer Keuangan & Akunting; seperti: mencatat transaksi, menyusun Laporan Keuangan, penyusunan dokumentasi keuangan, dll; dilakukan tepat waktu sesuai ketentuan yang berlaku, secara rutin baik bulanan maupun tahunan.
Tanggung Jawab
- Menyusun (prepare journal) Jurnal transaksi keuangan sesuai ketentuan Keuangan dan Akuntansi FH, selambat-lambatnya 3 hari setelah dokumen diterima dan sesuai target periode waktu “bi-weekly” setiap bulannya (monthly closing) dan jurnal penyesuaian di akhir tahun fiskal (year closing)
- Memeriksa keabsahan dan kelengkapan dokumen keuangan atas setiap transaksi sebelum dicatat jurnalnya
- Segera melaporkan kepada atasan apabila ada Laporan PA yang tidak memenuhi syarat untuk dicatatkan jurnalnya
- Berkordinasi dengan Finance Officer dan Cluster Finance Assistant untuk penerimaan dokumen Laporan PA secara rutin sesuai target periode ‘bi-weekly’
- Segera melaporkan kepada atasan apabila ada Laporan PA yang terlambat dimasukkan/dikirimkan oleh staf Finance
- Mencatat transaksi Petty Cash di jurnal PC
- Mencatat transaksi mutasi bank di jurnal CD dan CR
- Mencatat transaksi Laporan PA/Pengeluaran di jurnal
- Mencatat transaksi alokasi sewa dibayar di muka di jurnal ALLOC/GJ
- Mencatat transaksi Laporan Interco di jurnal IC
- Mencatat transaksi Alokasi Income di jurnal ALLOC
- Mencatat jurnal transaksi pemakaian kendaraan di jurnal VEH
- Mencatat jurnal transaksi alokasi biaya non sektor ke seluruh
- Mencatat jurnal koreksi transaksi di jurnal GJ
- Mencatat jurnal transaksi penyesuaian di jurnal GJ bilamana diperlukan
- Mencatat jurnal transaksi piutang/hutang di jurnal GJ
- Mencatat jurnal transaksi kartu kredit jurnal CARD
- Mencatat jurnal penggajian di jurnal TAL
- Dan mencatat jurnal lainnya (sesuai kebutuhan dan ketentuan)
- Melaporkan (mengirimkan/uploading journal) jurnal yang sudah disusun dengan lengkap dan sesuai ketentuan akuntansi secara rutin, minimal sekali 3 hari dan semua selesai di-finalisasi sebelum tanggal 10 setiap bulannya, kepada atasan
- Melakukan rekonsiliasi bank (bank reconciliation) secara rutin tepat waktu, sebelum tanggal 15 setiap bulannya, sesuai ketentuan akuntansi FH (diwajibkan dilakukan paling lambat tanggal 12 setiap bulan),
- Mengikuti prosedur rekonsiliasi bank yang ditetapkan standar akuntansi FH
- Rekonsiliasi Bank di-filling di folder khusus secara sistematis dan rapi
- Melakukan rekonsiliasi akun-akun yang wajib di-rekonsiliasi (monthly/account/Interco reconciliation) secara rutin setiap bulannya dan setiap akhir tahun fiskal
- Melakukan rekonsiliasi akun (bank, petty cash, prepaid, program advance, staff clearing, Interco, Payable) via Account Allocation (ACA) di SS
- Mencetak dan menyusun (filling) dokumen Laporan Keuangan secara rutin minimal setiap bulannya
- Menyusun dokumen keuangan secara sistematis dan rapi (Konsep 5R:Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)
- Memeriksa status dan laporan kas kecil secara rutin (petty cash opname)
- Melaporkan tagihan Laporan Interco (Interco Report) secara rutin sebelum tanggal 20 setiap bulannya
- Melaporkan tagihan atas biaya pemakaian pribadi (personal expense/claimed) secara rutin sebelum tanggal 20 setiap bulannya, agar ditagihkan atau dipotong di penggajian bulan berjalan, seperti pemakaian kendaraan untuk pribadi, dll
- Menyusun dan melakukan update Daftar Aset (Asset Register) secara rutin setiap bulannya dan akhir tahun fiskal
- Melakukan update data/daftar aset secara rutin sebelum tanggal 20 setiap bulan
- Mengirimkan daftar aset secara rutin untuk dilengkapi tim Logistik kepada atasan dan unit Admin sebelum tanggal 20 per 3 bulan
- Membantu melakukan pemeriksaan fisik aset secara rutin, minimal 2 kali setahun (akhir bulan Maret dan bulan September), atau sesuai kebutuhan
- Melaporkan daftar aset per akhir tahun fiskal
- Memastikan proses Audit (Internal/Eksternal Audit) dan Monthly/Year End Closing (tutup buku bulanan/tahunan) berjalan baik dan sesuai ketentuan
- Mempersiapkan dokumen Audit package
- Mempersiapkan dokumen Internal Audit
- Mempersiapkan dokumen tutup buku bulanan/tahunan
- Membantu memastikan staf memahami, mengerti dan melakukan prosedur keuangan dengan baik sesuai ketentuan yang berlaku di organisasi dan yang lazim dijalankan (Staff Orientation/Training)
- Melakukan orientasi keuangan kepada staf baru (bilamana staf Finance lainnya berhalangan)
- Melakukan training informal kepada staf kantor Medan dan staf program yang membutuhkan training tambahan (setelah orientasi atau sosialisasi)
- Melakukan kunjungan (field visit) ke desa/cluster area program organisasi sekurang-kurangnya 1 kali dalam setahun
- Membantu proses penyusunan anggaran organisasi (budgetting)
- Membantu penyusunan anggaran tahunan (annual budget)
- Membantu penyusunan anggaran kegiatan tertentu (event budget)
- Menyusun Jurnal Anggaran (BU1/BU2/BU3)
- Memastikan pencatatan akuntansi yang berkaitan dengan peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia dilakukan dengan baik dan benar sesuai ketentuan (tax accounting)
- Mengirimkan laporan secara rutin kepada atasan (reporting)
- Tugas lainnya yang berhubungan dengan keuangan dan akunting yang diminta atasan (other accounting task).
Kualifikasi:
- Untuk melakukan pekerjaan ini dengan sukses, seseorang harus dapat melakukan setiap tugas / fungsi esensial dengan memuaskan.
- Persyaratan yang tercantum di bawah ini adalah perwakilan dari pengetahuan, keterampilan, dan/ atau kemampuan yang dibutuhkan. Kebutuhan yang wajar dapat dipenuhi untuk memungkinkan penyandang disabilitas melakukan fungsi penting.
- Pribadi dan komitmen yang tulus untuk melayani orang miskin dan sepenuhnya sepakat dengan pondasi dan kepercayaan FH Indonesia seperti yang diungkapkan dalam The Heartbeat: Nilai, Visi, dan Tujuan;
- Keterampilan interpersonal yang baik termasuk kehangatan dan kepekaan terhadap orang lain, mampu berhubungan dan berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang dari berbagai latar budaya dan di berbagai tingkatan dalam organisasi dan masyarakat;
- Kemampuan untuk melihat secara positif, belajar dengan cepat, inisiatif, terus memperbaiki situasi, dan memecahkan masalah;
- Mampu mengelola sendiri berbagai tanggung jawab yang beragam dan dinamis, secara proaktif memecahkan masalah dan/atau menyarankan solusi yang layak sambil memajukan tujuan dan sasaran;
- Menguasai standar/prinsip akuntansi baik standar akuntansi keuangan Indonesia maupun standar akuntansi keuangan Internasional
- Mahir menggunakan system akuntansi Sun Sytem, atau system akuntansi lainnya
- Memiliki kemampuan mahir mengoperasikan komputer, khususnya kemampuan dalam menggunakan Microsoft Office seperti Excel dan Word, platform Google, dan teknologi informasi seperti email dan aplikasi WhatsApp, dll;
- Kemampuan mahir untuk merencanakan dan mengkoordinasikan pekerjaan di tingkat lapangan/cluster, dan memastikan arus kegiatan yang efisien;
- Memiliki daya analisis yang baik, perhatian terhadap akurasi/ketepatan, dan perhatian terhadap detail dan angka
- Memiliki kemampuan banyak (multi-tasking), cepat belajar dan mampu bekerja independen dan berkerja dalam tim
- Mampu duduk bekerja di depan computer/laptop sampai dengan 8 jam sehari dan melakukan pekerjaan berulang;
- Mampu melakukan perjalanan dinas sekurang-kurangnya 5% dari waktu bekerja selama setahun baik domestik dan internasional (bila diperlukan)
Pendidikan & Pengalaman Kerja:
- Sarjana (S1) dari perguruan tinggi atau universitas empat tahun di bidang akuntansi
- Pengalaman terkait sekurangnya dua tahun; atau kombinasi pendidikan dan pengalaman yang setara
Bahasa:
- Kemahiran berbahasa Indonesia secara lisan dan tulisan
- Wajib Mahiran berbahasa Inggris secara secara lisan dan tulisan. (Interview dalam bahasa inggris)
- Mampu membaca, menganalisa, dan menafsirkan dokumen, atau peraturan pemerintah.
- Kemampuan menulis rencana kerja, laporan, korespondensi.
- Mampu menyajikan informasi secara efektif dan menanggapi pertanyaan dari tim program, manajemen, pejabat pemerintah, tokoh masyarakat, dan masyarakat umum.
Silahkan Kirim:
- Lamaran, CV terbaru, Scan Ijazah, Referensi Kerja
- Gaji yang diharapkan dan;
- 3 orang kontak (hp dan email) yang diharapkan dapat memberikan referensi/gambaran ttg diri anda dalam format Ms.Word, PDF atau JPG/JPEG (tidak ZIP atau RAR) ke: recruitment-ina@fh.org, Sebelum tanggal 10 Oktober 2019
- Dengan Judul Email : JAMES_PAO_2019.
- Untuk lampiran dengan format : NAMA_PAO_2019_Ijazah.
Sebelum mengirimkan lamaran, mohon membaca dengan seksama dan teliti setiap kualifikasi yang disyaratkan dan hanya pelamar yang memenuhi kualifikasi yang akan kami hubungi. Terimakasih
