KERANGKA ACUAN KERJA
Evaluasi Midterm Proyek Inisiatif Sekolah Aman Perdesaan
di Kab. Timor Tengah Selatan, Nusa Tenggara Timur
Februari 2017
LATARBELAKANG
Plan International adalah organisasi hak anak dan kemanusiaan independen yang berkomitmen agar anak hidup terbebas dari kemiskinan, kekerasan dan ketidakadilan. Selama 75 tahun kami telah membangun kemitraan yang kuat dan kini bekerja di lebih dari 70 negara. Di Indonesia, Plan International telah memulai kerjanya sejak tahun 1969 dan saat ini bekerja di 7 provinsi dan mensponsori lebih dari 40.000 anak.
Saat ini, dengan dukungan Plan Korea Selatan, Mirae Asset Daewoo dan KOICA, Plan International Indonesia tengah mengimplementasikan proyek Inisiatif Sekolah Aman Perdesaan. Proyek yang berdurasi 3 tahun (Maret 2015- April 2018) diimplementasikan pada 15 (lima belas) Sekolah Dasar pada 6 kecamatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan. Hingga tahun ke-2, proyek ini telah dijalankan pada 10 sekolah dasar.
Tujuan umum proyek ini adalah meningkatkan akses siswa terhadap lingkungan belajar sekolah yang aman. Keluaran dari proyek ini adalah: (1) bangunan dan fasilitas semakin baik dan sesuai dengan standar sekolah aman; (2) anak-anak, guru, serta warga sekolah lainnya meningkat pengetahuannya tentang kegiatan kesiapsiagaan bencana berbasis sekolah; dan (3) meningkatnya hubungan dengan Korea Selatan melalui program relawan sekolah aman.
Aktivitas utama proyek ini melingkupi peningkatan kapasitas warga sekolah untuk kesiapsiagaan bencana dan penguatan struktur bangunan sekolah (retrofitting) agar aman terhadap ancaman bencana. Target utama penerima manfaat adalah warga komunitas sekolah, baik anak-anak, guru dan kepala sekolah, orang tua dan anggota komite sekolah. Pada tahun kedua, proyek juga menghubungkan inisiasi sekolah aman di sekolah dengan pemerintah daerah secara terbatas.
TUJUAN
Evaluasi midterm ini dilakukan dalam rangka menyusun rekomendasi-rekomendasi bagi peningkatan kualitas pelaksanaan pada sisa tahun proyek terutama pada aspek disain, pendekatan, pelaksanaan dan kinerja, kemitraan dan keberlanjutan. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan evaluasi tengah proyek ini sbb: (1). Mengkaji kemajuan proyek berdasarkan keluaran-keluaran (outputs) yang telah dicapai selama proyek berlangsung; (2). Mengidentifikasi isu-isu dan mendapatkan informasi tentang tantangan signifikan yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi pelaksanaan proyek serta kontribusinya pada keluaran proyek dan dampak yang diharapkan; (3). Menganalisa area perbaikan, terutama yang berkaitan dengan target, relevansi, cara pencapaian tujuan utama proyek dan kapasitas lembaga terkait untuk pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek; dan (4). Mengidentifikasi pembelajaran dan rekomendasi sejauh mana keluaran-keluaran proyek memungkinkan untuk direplikasi.
METODOLOGI
Evaluasi ini mengkombinasikan pendekatan kualitatif dan kuantitatif dengan analisis data primer dan sekunder. Alternatif metode yang dapat digunakan adalah studi literatur (dokumen proyek), wawancara mendalam, dan diskusi kelompok terfokus dengan komunitas di 10 sekolah (kepala sekolah, guru dan siswa), orang tua dan komite sekolah, pemerintah daerah, LSM dan pengelola proyek.
Aspek-aspek evaluasi
Evaluasi midterm ini akan meninjau proyek berdasarkan kriteria standar evaluasi yang dapat diuraikan sebagai berikut:
Validitas disain proyek
LINGKUP PEKERJAAN
Evaluasi Midterm Proyek Inisiatif Sekolah Aman Perdesaan
di Kab. Timor Tengah Selatan, Nusa Tenggara Timur
Februari 2017
LATARBELAKANG
Plan International adalah organisasi hak anak dan kemanusiaan independen yang berkomitmen agar anak hidup terbebas dari kemiskinan, kekerasan dan ketidakadilan. Selama 75 tahun kami telah membangun kemitraan yang kuat dan kini bekerja di lebih dari 70 negara. Di Indonesia, Plan International telah memulai kerjanya sejak tahun 1969 dan saat ini bekerja di 7 provinsi dan mensponsori lebih dari 40.000 anak.
Saat ini, dengan dukungan Plan Korea Selatan, Mirae Asset Daewoo dan KOICA, Plan International Indonesia tengah mengimplementasikan proyek Inisiatif Sekolah Aman Perdesaan. Proyek yang berdurasi 3 tahun (Maret 2015- April 2018) diimplementasikan pada 15 (lima belas) Sekolah Dasar pada 6 kecamatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan. Hingga tahun ke-2, proyek ini telah dijalankan pada 10 sekolah dasar.
Tujuan umum proyek ini adalah meningkatkan akses siswa terhadap lingkungan belajar sekolah yang aman. Keluaran dari proyek ini adalah: (1) bangunan dan fasilitas semakin baik dan sesuai dengan standar sekolah aman; (2) anak-anak, guru, serta warga sekolah lainnya meningkat pengetahuannya tentang kegiatan kesiapsiagaan bencana berbasis sekolah; dan (3) meningkatnya hubungan dengan Korea Selatan melalui program relawan sekolah aman.
Aktivitas utama proyek ini melingkupi peningkatan kapasitas warga sekolah untuk kesiapsiagaan bencana dan penguatan struktur bangunan sekolah (retrofitting) agar aman terhadap ancaman bencana. Target utama penerima manfaat adalah warga komunitas sekolah, baik anak-anak, guru dan kepala sekolah, orang tua dan anggota komite sekolah. Pada tahun kedua, proyek juga menghubungkan inisiasi sekolah aman di sekolah dengan pemerintah daerah secara terbatas.
Evaluasi midterm ini dilakukan dalam rangka menyusun rekomendasi-rekomendasi bagi peningkatan kualitas pelaksanaan pada sisa tahun proyek terutama pada aspek disain, pendekatan, pelaksanaan dan kinerja, kemitraan dan keberlanjutan. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan evaluasi tengah proyek ini sbb: (1). Mengkaji kemajuan proyek berdasarkan keluaran-keluaran (outputs) yang telah dicapai selama proyek berlangsung; (2). Mengidentifikasi isu-isu dan mendapatkan informasi tentang tantangan signifikan yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi pelaksanaan proyek serta kontribusinya pada keluaran proyek dan dampak yang diharapkan; (3). Menganalisa area perbaikan, terutama yang berkaitan dengan target, relevansi, cara pencapaian tujuan utama proyek dan kapasitas lembaga terkait untuk pengambilan keputusan dan pelaksanaan proyek; dan (4). Mengidentifikasi pembelajaran dan rekomendasi sejauh mana keluaran-keluaran proyek memungkinkan untuk direplikasi.
METODOLOGI
Evaluasi ini mengkombinasikan pendekatan kualitatif dan kuantitatif dengan analisis data primer dan sekunder. Alternatif metode yang dapat digunakan adalah studi literatur (dokumen proyek), wawancara mendalam, dan diskusi kelompok terfokus dengan komunitas di 10 sekolah (kepala sekolah, guru dan siswa), orang tua dan komite sekolah, pemerintah daerah, LSM dan pengelola proyek.
Aspek-aspek evaluasi
Evaluasi midterm ini akan meninjau proyek berdasarkan kriteria standar evaluasi yang dapat diuraikan sebagai berikut:
Validitas disain proyek
- Melakukan pengecekan apakah disain proyek seperti prioritas, keluaran dan aktivitas yang dilakukan sudah sesuai dengan kebutuhan penerima manfaat khususnya komunitas sekolah.
- Melakukan pengecekan pada disain proyek yang berjalan terkait dengan perlunya perubahan atau perbaikan sesuai dengan kebutuhan penerima manfaat.
- Melakukan pengecekan ketepatan indikator-indikator yang digunakan untuk menilai keberhasilan yang sudah telah ditetapkan dalam dokumen proyek, dan apakah diperlukan perbaikan.
- Melakukan pengecekan pada ketepatan alat verifikasi (mean of verification) yang dipakai untuk mengukur keluaran proyek, dan apakah perlu perbaikan.
- Meninjau apakah proyek yang dijalankan konsisten dengan pendekatan pembangunan masyarakat berbasis pada anak(child centered community development)
- Meninjau kontribusi proyek pada capaian target dalam dokumen perencanaan strategis Plan International Indonesia (PULTP/CSP3)
- Menganalisa sejauh mana pendekatan berbasis sekolah menjawab kebutuhan penerima manfaat
- Meninjau relevansi perangkat dan alat yang diaplikasikan proyek dalam rangka meningkatkan kapasitas kesiapsiagaan bencana di lingkungan sekolah.
- Meninjau sejauhmana keluaran proyek telah dicapai berdasarkan kriteria pemilihan sekolah dan strategi penentuan target penerima manfaat proyek termasuk anak perempuan dan anak laki-laki
- Menilai dampak yang timbul dari proyek pada penerima manfaat secara terpisah bagi anak prempuan dan laki-laki dan orang dewasa.
- Meninjau kinerja proyek sejauh ini khususnya yang berhubungan dengan capaian target dan keluaran kuantitatif dan kualitatif seperti yang didefinisikan dalam dokumen proyek dan rencana kerja termasuk jumlah orang yang telah dijangkau.
- Menganalisa peran dari komite sekolah dalam menunjang keberhasilan pencapaian tujuan proyek
- Meninjau ketepatan dan besaran penggunaan dana proyek hingga saat ini dibandingkan dengan perencanaan
- Meninjau jadwal pelaksanaan dan kualitas pelaporan
- Meninjau aspek manajemen secara kuantitatif dan kualitatif seperti alokasi sumberdaya, sistem dan alat-alat monitoring, dan asistensi teknis
- Mengidentifikasi faktor-faktor dan tantangan yang memengaruhi efisiensi pelaksanaan proyek (aspek teknis, manajerial, organisasi)
- Meninjau sejauhmana keluaran-keluaran proyek memiliki peluang untuk dikembangkan lebih lanjut oleh komunitas sekolah dan pemerintah
- Meninjau dampak intervensi proyek pada komunitas sekolah dan lingkungannya
- Menilai tingkatan dan keterwakilan penerima manfaat dan para pihak (pemerintah, forum PRB) dalam pelaksanaan proyek
- Meninjau strategi pengelolaan pengetahuan dan komunikasi ke para pihak
- Mengidentifikasi pembelajaran yang signifikan yang berkaitan dengan efektivitas, efisiensi, keberlanjutan, jaringan dan dampak proyek.
LINGKUP PEKERJAAN
Konsultan diharapkan membentuk tim kerja untuk menjalankan evaluasi proyek dan melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Plan International Indonesia. Tugas dan tanggungjawab konsultan adalah sbb.:
- Menyusun proposal yang menggambarkan secara rinci metodologi dan anggaran yang dibutuhkan untuk menjalakan evaluasi.
- Merekrut, melatih dan mengelola tim evaluasi termasuk enumerator
- Mengusulkan alat (tools) yang akan digunakan dalam evaluasi termasuk kerangka sampel, panduan wawancara dan diskusi kelompok terfokus, dan skema kontrol kualitas kepada tim Plan International
- Mengembangkan sistem entri dan pengelolaan data
- Bertanggungjawab pada operasional evaluasi di lapangan termasuk logistik, perizinan termasuk dari individu dan keluarga yang dilibatkan dalam kegiatan evaluasi
- Berkoordinasi dengan Tim Proyek RSSI selama implementasi lapangan
- Mengumpukan, mengkompilasi dan menganalisis semua data yang dikumpulkan dan menyusun laporan evaluasi
- Menjaga segala informasi dan data yang disediakan oleh Plan International Indonesia dan temuan evaluasi sebagai rahasia.
Konsultan diharapkan dapat menghasilkan dan menyerahkan hal-hal sbb.:
- Rencana evaluasi berupa rincian implementasi dan usulan alat pengumpulan data sesuai kelompok sasaran yang akan disepakati sebelum pelaksanaan pengumpulan data di lapangan.
- Presentasi temuan awal pada Tim RSSI dan TIM MER&D, setelah aktifitas lapangan dilakukan (format naratif dan Ms.PowerPoint)
- Draf laporan dalam Bahasa Indonesia dalam dua minggu setelah aktivitas lapangan diselesaikan
- Presentasi laporan pada Plan International Indonesia untuk diskusi dan umpan balik
- Laporan evaluasi final dalam Bahasa Indonesia dan laporan ringkas dalam Bahasa Inggris untuk mendapatkan umpan balik dari Plan International Indonesia (format Ms. Words)
- Dokumen terkait evaluasi berupa kuesioner (bila ada), transkrip wawancara, daftar hadir, foto dan materi penting lainnya
- Presentasi temuan dan rekomendasi untuk diseminasi (format Ms.PowerPoint)
- Materi Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE) seperti infografis untuk tujuan publikasi dan advokasi
Kegiatan evaluasi dilakukan pada periode akhir bulan Februari hingga minggu ke-2 bulan Maret 2017.
ETIKA DAN PENYATAAN KEBIJAKAN PERLINDUNGAN ANAK
Tim konsultan dan staf Plan International harus tunduk pada kebijakan perlindungan anak Plan International. Tim Konsultan harus mengikuti prinsip etik ketika melibatkan manusia dalam kegiatan studi dan mendapatkan persetujuan tertulis darinya. Izin dari orang tua diperlukan apabila melibatkan anak-anak berusia kurang dari 18 tahun. Form persetujuan harus ditandatangi oleh anak/orang tua setelah mereka mendapatkan penjelasan tentang tujuan studi. Pelatihan terkait hal ini merupakan bagian dari kegiatan konsultansi ini.
KRITERIA SELEKSI KONSULTAN
Konsultan yang berminat mengajukan proposal harus memenuhi kriteria sbb.
- Memiliki kualifikasi latarbelakang akademik, pengetahuan, pengalaman dan kapasitas untuk melakukan evaluasi proyek pembangunan, termasuk memahami struktur proyek
- Memiliki pengalaman melakukan evaluasi proyek yang berpusat pada anak / sekolah minimal 3 tahun
- Memiliki pengetahuan yang cukup tentang lokasi studi
- Memiliki kemampuan mengelola tim untuk menyelesaikan kegiatan dalam waktu yang relatif singkat
- Memiliki pengalaman dan pengetahuan yang kuat dengan metode partisipatif
- Memiliki kemampuan yang baik dalam menulis laporan dalam Bahasa Indonesia dan Inggris
- Memiliki pengalaman kuat untuk mendiseminasikan temuan penelitian/evaluasi
Langkah Pertama: Konsultan mengajukan lamaran melalui surat elektronik ke: Ajun.Khamdani@plan-international.org dan ditembuskan ke: Sulistiono.sulis@plan-international.org; dan Frederika.Rambu@plan-international.org sebelum pukul 17.00 WIB, tanggal 20 Februari 2017 dengan melampirkan dokumen sbb.:
- Profil organisasi (untuk lembaga konsultan) atau CV (untuk konsultan individu).
- Proposal yang terdiri dari dua bagian:
- Proposal Teknis berisi deskripsi usulan aktifitas, metodologi (disain sampel, teknik pengumpulan data) dan rencana implemantasi yang mencakup jadwal kegiatan. Proposal teknis harus menggambarkan kualifikasi anggota tim termasuk peranannya dalam kegiatan evaluasi. Konsultan juga harus mendeskripsikan pengalamannya dalam menjalankan studi/evaluasi sejenis termasuk aspek finansial dan teknis (dalam format Ms.Words)
- Proposal Anggaran berisi rincian anggaran biaya seperti fee bagi konsultan dan anggota tim, transportasi,akomodasi, ATK dan kebutuhan lainnya (dalam format Ms.Excell)
Langkah Kedua: Berdasarkan proposal yang diterima, Plan International Indonesia akan membuat daftar calon konsultan terpilih (shortlisted candidates) dan mengundangnya untuk mempresentasikan proposalnya. Pada tahap selanjutnya Plan International Indonesia akan memilih dan menunjuk satu konsultan.
Hanya konsultan terpilih (shortlisted) yang akan dihubungi untuk proses seleksi
