Posisi: Admin Assistant
Kategori: Full-time position
Batas waktu: 9 Januari 2017
Latar Belakang
Water.org adalah sebuah organisasi nirlaba dari Amerika Serikat yang menyediakan solusi berkelanjutan terhadap krisis air global dan akses terhadap sanitasi yang layak. Di Indonesia, Water.org sudah mulai memberikan dukungan dalam riset peningkatan akses pelayanan air dan sanitasi serta perilaku hidup sehat bekerja sama dengan mitra 1. Lembaga Keuangan Mikro (LKM/Bank), 2. Badan Pengurus Sistem Pengelola Air Minum dan Sanitasi (BPSPAMS) dan 3. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) 4. Lembaga atau Perusahaan yang memiliki program dalam peningkatan akses air dan sanitasi. Untuk program penguatan terhadap Kelompok Pengelola Sistem Air Bersih Perpipaan Pedesaan atau program Community Based Organization (CBO) Water.org bekerja sama dengan Asosiasi Kelompok Pengelola Sistem Air Bersih di tingkat Kabupaten dan stakeholder Kabupaten. Kegiatan penguatan difokuskan pada rencana pengembangan pelayanan air oleh CBO dan mendorong agar CBO mampu mengembangkan pelayanan dengan dukungan dari LKM atau perbankan. Dalam hal ini, CBO akan melakukan program investasi setelah dinilai layak oleh LKM atau Bank untuk mendapatkan pinjaman investasi pembiayaan sarana air bersih sesuai dengan program bisnis yang dibuat oleh CBO melalui program penguatan dari tim CBO Water.org.
Deskripsi Pekerjaan
Water.org mencari Admin Assistant yang terampil dan termotivasi untuk mendukung program Water.org terkait kegiatan operasional kantor maupun memberikan dukungan dalam pelaksanaan program Water.org. Posisi ini akan berkantor di Jakarta. Admin Assistant akan memberikan laporan kepada Team Leader. Admin Assistant akan bekerja dengan staff Water.org dan stakeholder, seperti: Lembaga Keuangan/Bank, Pemerintah baik di tingkat Nasional maupun di tingkat Kabupaten, NGO dan lain-lain.
Admin Assistant akan mendukung kegiatan staf terkait dengan administrasi. Tanggung jawab utamanya adalah sebagai berikut:
- Mengelola kegiatan administrasi program sehari-hari.
- Membantu dan mendampingi staf program CBO dalam melaksanakan kegiatan workshop.
- Melakukan pembayaran dan mengarsip dokumen tersebut.
- Mengelola file atau dokumen sesuai arahan program.
- Membangun komunikasi antar staf dan stakeholder.
- Mengelola petty cash.
- Melakukan review laporan transaksi keuangan.
Rincian Pekerjaan
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Admin Assistant akan bekerja sama dengan Water.org Office Administrator, CBO Program Manager, CBO Team Leader dan staf Water.org, termasuk di dalamnya:
Dukungan Administrasi dan kegiatan kantor harian
- Membantu operasional kantor sehari-hari, termasuk pembukaan kantor, operasional dan penutupan kantor.
- Menjawab, mencatat, mengalihkan dan/atau melakukan panggilan kembali telepon dan mengelola korespondensi masuk dan keluar, termasuk menyampaikan pesan langsung secara rutin.
- Mendukung Water.org Office Administrator, CBO Program Manager, CBO Team Leader dan Water.org Country Director untuk semua inisiatif program yang relevan dan berhubungan dengan stakeholder;
- Melakukan pengaturan perjalanan, termasuk pemesanan tiket, pemesanan hotel, pengaturan transportasi dan kegiatan lainnya yang relevan dengan program CBO.
- Melakukan mengaturan workshop CBO, mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan pengaturan pasca-acara.
- Membuat dan mengelola sistem pengarsipan dokumen CBO program, termasuk menyusun semua data personalia, seperti, absesi bulanan dan pengajuan cuti.
- Menyusun dan melakukan update informasi vendor (termasuk hotel) dan basis data pihak ketiga/konsultan.
- Mempersiapkan laporan biaya kantor bulanan dan memantau penggunaan perlengkapan kantor dan alat tulis yang terkait program CBO.
- Mempersiapkan pengadaan perlengkapan kantor bulanan dan peralatan kantor (jika diperlukan) terkait program CBO.
- Membuat laporan kerusakan peralatan kantor untuk ditindaklanjuti dengan perawatan atau perbaikan yang sesuai.
- Tugas lain seperti yang diminta oleh Supervisor.
Keuangan dan SDM
- Mengelola petty cash untuk kegiatan operasi CBO program sehari-hari dengan persetujuan CBO Program Manager.
- Mempersiapkan jurnal petty cash dan melaporkannya secara bulanan kepada CBO Team Leader sebelum disetujui oleh CBO program Manager.
- Memeriksa terlebih dahulu laporan pengeluaran dan permintaan dari staf dan menyiapkan daftar pembayaran sebelum dilakukan inisiasi pembayaran, dan memastikan bahwa semua faktur dan kuitansi asli disimpan di folder khusus.
- Membantu proses perekrutan staf, seperti mengundang kandidat untuk wawancara, dan lain-lain.
Kualifikasi
- Sarjana administrasi, akuntansi, atau keuangan.
- Minimal 2 tahun pengalaman di administrasi/keuangan/manajemen kantor.
- Mampu berkomunikasi dengan baik dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Keterampilan komputer yang baik, termasuk Microsoft Ofice, Microsoft Excel, dan internet.
- Memiliki kemampuan manajemen kantor yang baik.
- Menunjukkan kemampuan untuk memberikan hasil kerja yang baik dalam sebuah tim kecil dan bisa berperan dalam berbagai tugas atau posisi.
- Bersedia untuk bepergian dengan intensitas cukup tinggi di wilayah pelosok.
Gaji/Kompensasi
Ini adalah posisi kontrak 1 (satu) tahun dengan potensi untuk diperpanjang dan kompensasi yang kompetitif sesuai dengan pengalaman.
Informasi Lamaran
Kandidat yang tertarik dapat mengirimkan salinan CV dan surat lamaran yang menunjukkan minat ke: indonesia.waterorg@yahoo.com - water.org.indonesia@gmail.com
Surat lamaran Anda akan dinilai setelah diterima. Tidak perlu menghubungi Water.org tentang status lamaran Anda.
Water.org adalah lembaga yang memberikan kesempatan yang sama. Kami tidak melakukan diskriminasi atas dasar usia, etnis, jenis kelamin, kebangsaan atau keyakinan agama.
