Info Lowongan Pekerjaan
YEU (Yakkum Emergency Unit) sebuah organisasi yang bergerak dibidang kemanusiaan di bawah payung organisasi Yakkum (Yayasan Kristen untuk Kesehatan Umum), membuka kesempatan untuk melakukan pelayanan kemanusiaan untuk isu PRB (Pengurangan Risiko Bencana) “mendukung ketahanan pangan yang adaptif” sebagai:
- Tenaga Ahli – Manajer Proyek
- Tenaga Ahli – Pendamping Masyarakat
- Keuangan
- Admin (Sekretariat dan Informasi Komunikasi)
- Logistik
Memiliki &/Penguasan terhadap:
- Berorientasi pada pemecahan masalah
- Memenuhi siklus PDCA (Plan Do Check Action) dalam menjalankan fungsi
- Kepemimpinan
- Pengorganisasian
- Kerjasama
- Komunikasi
- Tertib Administrasi
- Membuat, membaca dan menganalisa laporan
- Mampu mengendarai kendaraan roda dua (+memiliki SIM)
Diutamakan untuk yang berdomisili di Yogyakarta atau Jawa Tengah, pendidikan min. SMK dan usia maks. 35
Area penempatan Kecamatan Purwosari, Gunung Kidul Yogyakarta dan Kantor YEU Indonesia
Mengikuti seluruh tahapan seleksi secara lengkap dan serempak
Periode kontrak Januari – Desember 2017
Adapun Uraian Tugas (Job Description) yang akan diberikan adalah:
Manager Proyek
Bertanggungjawab kepada Direktur dengan uraian tugas berikut:
- Memastikan rumusan perencanaan program kerja (workplan) sesuai dengan logical framework yang telah disusun dan disepakati dalam pelaksanaan proyek, berdasarkan perspektif pengelolaan risiko bencana, berbasis masyarakat;
- Menyepakati, menyetujui dan memberikan rekomendasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh tim, dengan mempertimbangkan kerjasama antar bidang sebagai bentuk implementasi pelaksanaan program yang menyeluruh, komprehensif, sinergis dan berbasis kebutuhan masyarakat;
- Memberdayakan seluruh sumber daya dalam lingkup proyek yang dipercayakan/dimandatkan kepadanya untuk mewujudkan tujuan proyek sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku;
- Melakukan koordinasi tim secara berkala untuk kepentingan kelancaran pelaksanaan program baik dari sisipelaksanaan program maupun administrasi pekerjaan;
- Melakukan jejaring baik dengan badan pemerintah maupun swasta yang berkesinambungan dengan program yang dijalankan;
- Melakukan monitoring pelaksanaan program yang didasarkan pada on schedule, on budget dan on quality;
- Memberikan laporan komprehensif tertulis setiap bulannya tentang pelaksanaan program kepada Direktur dalam bentuk narasi yang selaras dengan laporan keuangan sebagai material laporan kepada donor sesuai dengan regulasi dan atau template;
- Berkoordinasi dengan manajer-manajer divisi lain untuk kelancaran pelaksanaan proyek sebagai bagian dari tim kerja proyek secara tidak langsung;
- Menjadi wakil YEU untuk pertemuan-pertemuan yang sifatnya kelembagaan, baik pertemuan antar lembaga terkait dengan program yang dijalankan maupun kunjungan tamu lembaga;
- Terlibat dalam proses pengembangan program dan atau proposal lembaga yang mengacu pada pencapaian rencana strategis YEU;
Bertanggungjawab kepada Manajer Proyek dengan uraian tugas berikut:
- Melaksanakan program pendampingan ketahanan pangan masyarakat yang adaptif iklim di 8 Desa di Gunung KidulYogyakarta untuk sektor pertanian, peternakan dan konservasi telaga.
- Melakukan monitoring pasca proyek sesuai pembagian wilayah dampingan yang telah ditentukan dan penugasan lain dari lembaga bilamana diperlukan.
- Bersama masyarakat/dinas/jejaring yang relevan untuk melakukan indentifikasi permasalahan, kerentanan, risiko dankebutuhan serta potensi/kapasitas yang ada di masyarakat secara partisipatif, menyepakati rencana aksi, serta mengembangkan ide-ide alternatif program yang inovatif sesuai masalah yang dihadapi oleh masyarakat dampingan
- Bertanggung jawab atas keluaran proyek dengan melaksanakan perencanaan program sesuai tujuan, objectives dan durasi waktu yang telah dirumuskan dalam bentuk workplan dan logical framework baik konteks lembaga maupun masyarakat yang didampingi;
- Menyusun kerangka acuan kegiatan sebagai acuan dalam menjalankan kegiatan sesuai workplan yang diajukan kepada Manajer Proyek cc Admin dan Keuangan.
- Melakukan koordinasi dengan tim lain untuk memastikan pelaksanaan program yang komprehensif; diantaranya: berkoordinasi dengan tim keuangan dan tim logistik terkait aktivitas project yang menggunakan anggaran proyek, berkoordinasi dengan tim TC terkait kegiatan pelatihan, serta menjalankan alur pelaksanaan pelatihan yang telah diatur didalam SPO Diklat
- Membina hubungan yang dinamis dan melakukan jejaring, baik dengan pihak pemerintah (pejabat pemerintah) setempat maupun dengan lembaga teknis lain yang terkait dengan program;
- Bersama kelompok perempuan melakukan pengembangan praktik ketangguhan dan monitoring partisipatif atas program yang dijalankan baik atas perkembangan program baik positif maupun negatif, dengan berorientasi pada pemecahan masalah;
- Membuat laporan tertulis sesuai dengan mekanisme pelaporan lembaga, yaitu: laporan kemajuan pelaksanaan program setiap bulan yang ditujukan kepada Manajer Proyek cc Admin untuk kepentingan informasi akan program yang telah dijalankan; membuat laporan visit lapangan sebagai bagian dari update pengorganisasian di masyarakat segera setelah melakukan visit lapangan; membuat laporan terkait keluhan-keluhan yang disampaikan oleh masyarakat terkait pekerjaan YEU di masyarakat; serta membuat BTOR setelah mengikuti kegiatan bersama pemerintah/mitra.
- Berkoordinasi dan berkonsultasi dengan Manajer Proyek dan Staf PME mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi;
Admin (Sekretariat dan Informasi Komunikasi)
Bertanggungjawab kepada Manajer Proyek dengan uraian tugas berikut:
- Bertanggungjawab terhadap administrasi umum, yang meliputi surat-menyurat, pengarsipan, dokumentasi data dan pencatatan untuk kebutuhan internal maupun eksternal;
- Bertanggungjawab terhadap persiapan dan pelaksanaan pertemuan internal lembaga maupun pertemuan lainnya yang berkaitan dengan proyek yang berjalan dan/atau lembaga berupa presensi, notulensi dalam pertemuan.
- Bertanggung jawab terhadap kontrol penyediaan dan pemakaian perlengkapan administrasi yang mendukung operasional kesekretariatan
- Bertanggung jawab terhadap proses maupun hasil rekam kegiatan proyek dan/atau lembaga dalam bentuk tertulis dan audio-visual, yang meliputi (dan tidak terbatas pada) pengamatan, pengkajian, wawancara, pertemuan kelompok, kuesioner, survei, referensi pihak lain/data, dan bentuk rekam kegiatan lainnya;
- Bertanggung jawab membuat laporan kegiatan sesuai format yang berlaku dibawah koordinasi Manajer Proyek dan dan Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi;
- Bertanggung jawab terhadap pengiriman laporan kegiatan sesuai tenggat pengiriman yang berlaku, baik untuk kebutuhan publikasi umum, jejaring kemitraan dan/atau donor, di bawah koordinasi Manajer Proyek dan dengan supervisi Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi;
- Melakukan kunjungan lapangan sesuai kebutuhan dan jadwal yang disepakati dengan tim proyek dengan membawa perlengkapan standard dokumentasi;
- Bertanggung jawab membina hubungan yang dinamis, melakukan jejaring dan koordinasi dengan tim proyek, mitra, dan donor sesuai dengan kebutuhan atau jadwal yang sudah ditentukan guna mendukung pelaksanaan proyek;
- Bertanggung jawab dalam membantu penerjemahan, baik tertulis maupun verbal, dalam pelaksanaan proyek dan/atau kelembagaan;
- Bertanggung jawab atas pemutakhiran konten website dan media sosial lembaga secara berkala terkait pelaksanaan kegiatan proyek dan/atau kelembagaan dengan mematuhi etika berkomunikasi melalui jejaring sosial;
- Bertanggung jawab atas pembuatan produk publikasi, (tidak terbatas pada) dokumen pembelajaran program, laporan tahunan, newsletter, bulletin, film, untuk kebutuhan publikasi umum, jejaring kemitraan dan/atau donor;
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan penyimpanan referensi dan basis data proyek dan/atau lembaga (buku, kliping, foto, kaset, film, CD, dan dokumentasi lainnya) sesuai klasifikasi yang berlaku;
- Berhubungan secara koordinatif dengan Staf Audio Visual, Staf IT dan Manajer Divisi Sekretariat dan Informasi-Komunikasi dalam merencanakan dokumentasi-dokumentasi proyek dan/atau kelembagaan;
- Menjadi rekan pendamping dalam audit monitoring kelembagaan.
- Aktif membina hubungan dengan media untuk kepentingan visibility lembaga untuk kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh lembaga.
Keuangan
Bertanggungjawab kepada Manajer Divisi Keuangan dan Akuntansi lembaga secara langsung dan Manajer Proyek dalam bentuk koordinasi dengan uraian sebagai berikut :
- Bertanggung jawab melakukan verifikasi permintaan lapangan terhadap budget dan berkoordinasi dengan Manajer Divisi Keuangan dan Akuntansi;
- Bertanggung jawab melakukan input / verifikasi data keuangan untuk setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran sesuai kelengkapan tanda bukti berdasarkan coding budget;
- Melakukan dan memastikan pencatatan semua transaksi;
- Melakukan verifikasi transaksi harian area atas kelengkapan dokumen transaksi (termasuk kelengkapan: purchase request, bidding, purchase order dan kecukupan otorisasi);
- Melakukan pengarsipan dan memelihara semua voucher dan dokumen yang relevan dengan transaksi;
- Melakukan rekonsiliasi bank tiap akhir bulan;
- Menyiapkan laporan rincian aktiva tetap berikut penyusutannya, biaya bayar dimuka dan biaya yang ditangguhkan berikut amortisasinya, serta rincian-rincian lainya yang relevan dengan laporan keuangan;
- Bersama dengan keuangan melakukan stock opname (perhitungan kas fisik) dan meaporkan kas bank harian sesuai dengan database ke Manajer Divisi Keuangan dan Akuntansi setiap akhir bulan;
- Menyusun laporan keuangan bulanan proyek di bawah koordinasi dengan Manajer Proyek dan Manajer Divisi Keuangan & Akuntansi sesuai dengan format yang disepakati donor;
- Menyusun laporan keuangan bulanan, tahunan lembaga di bawah koordinasi Manajer Proyek dan Manajer Divisi Keuangan & Akuntansi sesuai standar keuangan & akuntansi yang berlaku;
- Berhubungan secara koordinatif dengan divisi lain sesuai dengan relevansi supporting yang dibutuhkan;
Logistik
Bertanggungjawab kepada Manajer Divisi Keuangan dan Akuntansi lembaga secara langsung dan Manajer Proyek dalam bentuk koordinasi dengan uraian sebagai berikut:
Pencatatan dan arsip
- Bertanggung jawab membuat laporan inventarisasi kelengkapan alat-alat dan fasilitas kantor;
- Bertangggung jawab mengelola dan melakukan pencatatan pada kartu stok persediaan barang atau logistik di kantor maupun di gudang;
- Bertanggung jawab terhadap semua kebutuhan dan operasional kantor (perbaikan dan perawatan gedung, peralatan dan kendaraan kantor);
- Bertanggung jawab menerbitkan purchase request untuk kebutuhan lapangan sesuai dengan SOP;
- Bertangggung jawab melakukan cek fisik barang yang diterima sesuai dengan purchase order dan Surat Jalan dan membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan cek fisik;
- Bertanggung jawab melakukan pengarsipan dokumen terkait logistik;
Pendistribusian
- Bertanggung jawab mengirimkan barang kebutuhan lapangan, memonitoring sampai barang diterima di lapangan dan membuat laporan penerimaan barang (membandingkan laporan pengiriman dan penerimaannya);
- Bertanggung jawab mendokumentasikan proses pengiriman barang seperti kelengkapan dokumen serah terima barang;
Pengelolaan dan Perawatan Aset
- Bertanggung jawab terhadap pemakaian dan perawatan peralatan dan kendaraan kantor
Selanjutnya sistem rekrutmen yang perlu diikuti adalah:
- Pengajuan aplikasi dalam bentuk Surat Lamaran ditulis atau dibuat sendiri dengan memberikan koding posisi yang akan dilamar disertai lampiran:
- Riwayat Hidup/Curiculum Vitae lengkap dengan Pas Photo berwarna (ukuran bebas)
- Fotokopi Ijasah Pendidikan Terakhir
- Fotokopi Kartu Identitas Diri yang masih berlaku
- Fotokopi SIM yang dimiliki dan masih berlaku
- Fotokopi Surat Referensi
- Fotokopi Sertifikat Keahlian (jika ada)
- Aplikasi diterima paling lambat Sabtu, 10 Desember 2016.
- Lamaran yang tidak dilengkapi lampiran persyaratan tidak akan mendapatkan tanggapan.
- Hanya kandidat yang terpilih yang akan dihubungi untuk mengikuti tahap rekrutmen selanjutnya.
Kirim surat lamaran dan CV ke:
Kantor YEU
Jl. Kaliurang km 12 Dsn Candi 3 no 34 Sleman, Yogyakarta_55581
Email:
