Kerangka Kerja
Konsultan Online Monitoring and Information System
Program SETAPAK-2 - The Asia Foundation
Latar Belakang
Program SETAPAK 2 merupakan sebuah
program yang bertujuan untuk mengurangi angka deforestasi dan degradasi dan
menurunkan emisi gas rumah kaca, melalui peningkatan tata kelola hutan dan
lahan di Indonesia. Program ini dilaksanakan oleh The Asia Foundation (TAF)
dengan dukungan dari United Kingdom Climate Change Unit (UKCCU). Dalam
pelaksanaannya, Program SETAPAK 2 bekerjasama dengan berbagai LSM sebagai mitra
lokal. Kerja sama dengan mitra lokal ini merupakan salah satu strategi advokasi
untuk peningkatan transparansi dan akuntabilitas, perbaikan kebijakan di bidang
tata kelola hutan dan lahan, penguatan penegakan hukum dan hak-hak masyarakat
sekitar hutan, serta peningkatan pengetahuan masyarakat yang terkait dengan
tata kelola hutan dan lahan.
Program SETAPAK 2
merupakan kelanjutan dari program sebelumnya, yang telah berakhir di bulan Juli
2015 lalu. Dengan jumlah mitra yang mencapai lebih dari 40, sistem pelaporan
dan pemantauan kegiatan mitra-mitra TAF menjadi suatu hal yang rumit dan perlu
perbaikan. Belajar dari pengalaman dalam pelaksanaan SETAPAK 1, The Asia
Foundation merasakan pentingnya adanya suatu sistem pengelolaan informasi dan
pelaporan guna mendukung kegitannya.
Sistem ini akan
berfungsi untuk memperkuat kapasitas pengelolaan informasi dan pelaporan untuk
team SETAPAK 2 (TAF) dan mitranya, konsultan akan membuat desain dan membangun
perangkat lunak yang komprehensif untuk mengelola pelaporan, informasi,
pelacakan dan pemantauan ekstensif yang akan menunjang fungsi monitor dan
evaluasi dalam organisasi untuk memastikan kontrol kualitas dan perbaikan
korektif jika diperlukan. Sistem Monitoring dan Evaluasi online akan dikelola
secara khusus yang berfungsi untuk mengelola data dan melakukan validasi sistem
serta pengujian proses input data dengan benar.
Sistem Monitoring
dan Evaluasi akan berbasis Web (Web Based) dengan bahasa pemrograman dan
database yang bersifat Open Source/Free, sehingga diharapkan TAF tidak perlu
lagi membeli software-software pendukung guna mengaplikasikan sistem tersebut.
Dengan penggunaan Teknologi Web Based, akan memudahkan penggunaan sistem
tersebut dalam suatu jaringan Client-Server, yang menggunakan basis
Internet/Online.
Sistem ini harus dirancang
dengan memperhatikan kemudahan penggunaan bagi user (user friendly), di mana
Menu dan Fasilitas yang terdapat dalam sistem. Oleh karena itu perlu
klasifikasi capaian per mitra, output program, indikator program dan capaian
serta pembagian user/pengguna nya. Selain itu system ini juga harus mampu
mengaitkan antara kondisi keuangan mitra dengan kegiatannya. Hal ini akan
mempermudah dan mempercepat proses manajemen monitoring dan valuasi dari tahun
ke tahun di TAF yang terangkum dalam suatu data/grafik statistik. Dalam
pelaksanaannya konsultan akan berkomunikasi intensif dengan Program Office TAF.
Ruang Lingkup
Pekerjaan
Konsultan sistem
ini haruslah memiliki pengalaman dalam melakukan pengelolaan entri data skala
besar dan harus mampu untuk menjaga kualitasnya. Berikut adalah beberapa
kegiatan yang diantisipasi akan dilakukan:
- Sistem harus memiliki fitur keamanan yang kuat dan sistem parameterisasi penuh
- Sistem harus memiliki mekanisme akses mudah untuk mengintegrasikan dengan aplikasi pihak ketiga.
- Sistem harus user friendly, mampu bekerja dalam bandwidth rendah dan bebas dari bug.
- Vendor Sistem harus menyediakan pedoman teknis dan pengguna.
- Sistem harus menyediakan berbagai tingkat akses ke database: administrator, membaca, menulis.
- Sistem harus memungkinkan pengguna untuk mentransfer data dari database lain dan file Excel ke database SQL, dan untuk mengekspor data ke format lain, termasuk namun tidak terbatas pada Excel dan CSV.
- Sistem harus mampu untuk mengolaborasi managemement proyek dan melaporkan modul.
- Sistem harus mampu untuk mengakomodasi dan mencatat alur workflow mitra.
- Sistem harus berisi pemantauan dashboard untuk setiap kegiatan mitra dan antar mitra.
- Sistem harus mengakomodasi laporan keuangan yang dapat diekspor ke csv / xls dasar spreadsheet.
- Pengembang Sistem harus menyediakan semua alat, pelatihan dan pemeliharaan yang diperlukan untuk penggunaan yang efektif dari Sistem tersebut.
Deliverable
- Sistem Monitoring and Information (online)
- Database entry
- Konsultan harus mengembangkan dan menyediakan setup aplikasi untuk end user.
- Pelatihan penggunaaan aplikasi / software untuk untuk administrator, pengembang dan pengguna (TAF dan mitra SETAPAK 2)
- Pedoman teknis dan penggunaan sistem.
- Dokumentasi sistem
- Pemeliharaan sistem
- Upgrade sistem
- Pemantauan dan asistensi berkala
Waktu
Keseluruhan
aktivitas ini akan berdurasi selama satu tahun , dimulai dari April 2016 dan
akan berakhir pada Maret 2017.
Kriteria
Pelamar harus
melampirkan dokumen berikut dalam satu (1) file pdf, dan besar file maksimal 5
MB:
- Cover Letter atau resume tentang bagaimana anda memenuhi kriteria seleksi
- Program dan budget description
- CV calon pelaksana proyek.
- Untuk pelamar yang merupakan perusahaan wajib menambahkan copy akta perusahaan
- Gambaran tentang metodologi serta tools yang digunakan untuk pelaksanaan proyek ini, komposisi team, workplan singkat dengan jumlah hari, dan estimasi anggaran.
- Contoh laporan kegiatan yang pernah dibuat
Lamaran
TAF berencana
untuk mengadakan bidder conference yang bertujuan untuk memaparkan
tentang detail dari kegiatan evaluasi. Bidders Conference akan dilakukan
di kantor TAF pada tanggal 5 Februari 2016. Bagi yang berminat dapat
mengirimkan email yang menyatakan kesediaan dan ketertarikan ke alamat email
berikut setapak2@tafindo.org (cc ke dorta.pardede@asiafoundation.org) dengan
mencantumkan subyek: [Pernyataan Berminat Konsultan MIS] [nama lembaga]
paling lambat tanggal 30 Januari 2016, pukul 17.00 WIB.
Setelah mengikuti
bidders conference, pelamar yang berminat dapat mengirimkan email
proposal dan anggaran ke setapak2@tafindo.org (cc ke dorta.pardede@asiafoundation.org) dengan
subyek: [Konsultan MIS SETAPAK 2] [nama
lembaga] paling lambat tanggal
12 Februari 2016, pukul 17.00 WIB.
Terima kasih atas
perhatiannya.
