PATTIRO (Pusat Telaah dan Informasi Regional), Satu Organisasi Nirlaba yang bergerak pada isu good governance di Indonesia saat ini tengah bekerjasama dengan The Asia Foundation dalam program "Inklusi Sosial Difabel". Dengan lokasi program di Lombok Barat ( NTB ) dan Sorong ( Papua Barat ).
Dalam rangka mendukung pelaksanaan program tersebut, PATTIRO membutuhkan tenaga administrasi keuangan untuk ditempatkan di lombok barat Propinsi Nusa Tenggara barat (NTB) dan sorong (PAPUA BARAT).
Uraian tugas dan kualifikasi staf administrasi / keuangan yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
- Tugas Utama
- Membantu di bidang administrasi kepada Manajemen Jakarta / Lombok barat serta mendukung karyawan dalam bidang administrasi di kantor Sorong/Lombok Barat
- Garis Manajemen
- Bertanggung jawab kepada Senoir Operasional Manajer
- Berkordinasi dengan pihak terkait dan memberikan laporan kepada Manajemen Jakarta.
- Tugas dan Tanggung Jawab
- Menangani kas kecil (petty cash) dan transaksi melalui bank untuk biaya kebutuhan kantor di Sorong/Lombok Barat untuk mendukung kelancaran operasional di kantor Sorong/Lombok Barat sesuai dengan SOP yang berlaku. Contoh: bayar tagihan listrik, air, telepon, pajak karyawan, dll;
- Membuat laporan kas kecil (petty cash), bank dan rekonsiliasi bank per bulan dan melaporkannya kepada Manajer Keuangan tanggal 5 setiap bulan berikutnya;
- Memastikan kecukupan dana kas dengan membuat cash flow untuk keperluan operasional kantor Sorong/Lombok Barat bulan berjalan;
- Melampirkan semua dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk setiap transaksi keuangan sesuai dengan SOP Keuangan;
- Mengelola asset & inventori kantor
- Membantu membuat laporan keuangan bulanan. (setiap tanggal 20)
- Mengatur penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen keuangan / administrasi dan memastikan bahwa semua dokumen tersebut tersimpan dengan aman, teratur dan rapi baik secara manual, elektronik dan arsip;
- Memberikan dukungan administrasi secara khusus kepada Manajemen Jakarta
- Membantu pengembangan, implementasi dan peninjauan (review) pelaksanaan kebijakan dan prosedur administrasi yang efektif;
- Memastikan aktifitas kantor berjalan lancar termasuk kordinasi tentang IT, memantau persediaan alat-alat tulis (ATK), perlengkapan serta alat kebersihan kantor dan membeli kembali jika dibutuhkan;
- Membuat administrasi surat masuk dan keluar serta membuat surat-surat yang berkenaan dengan program (jika diminta) dan menerjemahkannya ke dalam bahasa Indonesia atau Inggris;
- Bertindak sebagai orang kontak utama untuk tamu (menyambut dan menanggapi pertanyaan tamu) dan menjawab telepon;
- Memastikan kelancaran terlaksananya rapat, pelatihan, acara kantor, dan menyediakan dukungan administrasi yang terbaik untuk acara yang diadakan.
- Bekerja dan / atau hadir dalam acara kantor dan rapat di luar jam kerja atau akhir pekan (Sabtu dan / atau Minggu), dan juga perjalanan ke lokasi lapangan yang berhubungan dengan tugas-tugas yang telah disepakati.
- Membuat administrasi surat masuk dan keluar serta membuat surat-surat yang berkenaan dengan program (jika diminta) dan menerjemahkan ke dalam bahasa Indonesia atau Ingrris;
- Mengatur perjalanan karyawan / tamu termasuk transportasi dan tempat menginap sesuai dengan prosedur tamu;
- Membantu Pengarsipan dokumen dan mencetak (printing) dokumen yang dibutuhkan;
- Membantu pengadaan barang / jasa untuk keperluan kantor dan lapangan sesuai dengan SOP;
- Melakukan pemeriksaan aset dan inventaris kantor sekali 6 bulan dan memastikan gedung kantor, kendaraan, peralatan dan perlengkapan kantor terpelihara dengan baik dengan cara perawatan (service) rutin dan memanggil teknisi jika dibutuhkan;
- Laki-laki/Perempuan, usia 20-40 tahun
- Pendidikan terakhir minimal S1 jurusan Manajemen / Keuangan / Akuntansi / Administrasi
- Memiliki pengalaman sebagai staf administrasi keuangan lebih dari 2 tahun disukai yang pernah bekerja di LSM.
- Bertanggung jawab dan dapat bekerja dengan deadline atau sesuai dengan timeline (Laporan bulanan)
- Memiliki kemampuan administrasi dan dasar pembukuan keuangan dan mampu menggunakan Ms. Office dengan baik
- Mampu bekerja di bawah tekanan & bisa bekerjasama dalam team.
- Memiliki interpersonal skill yang baik
- Diutamakan domisili wilayah Sorong ( Papua Barat ) & Lombok Barat (NTB) atau bersedia ditempatkan diwilayah tsb
- Memiliki riwayat kerja yang baik dalam hal transparansi & akuntabilitas.
- Pengumuman open recruitment : batas pengiriman 27 April 2015 pk. 15.00 WIB
- Seleksi administrasi : 28 - 29 April 2015
- Interview kandidat terpilih : 30 April - 2 Mei 2015
- Pengumuman : 5 Mei 2015
- Durasi kerja adalah 17 bulan.
Cat : Hanya kandidat terpilih yang akan dihubungi.
