Yakkum Emergency Unit Job Vacancies 2015
- Keuangan (1 orang) KU
- Front Office (1 orang) FO
- Marketing (1 orang) M
- Waitress (1 orang) W
- Staf Sekretariat dan Informasi-Komunikasi (1 orang) SI
Kantor YEU
Jl. Kaliurang km 12 Dsn Candi 3 no 34 Sleman, Yogyakarta 55581
Email: yeu@yeu.or.id
hrd_yeu@yahoo.com
arniceajawaila@gmail.com
adrian_yeu@yahoo.com
Syarat Umum
Memiliki & Penguasan terhadap:
- Berorientasi pada pemecahan masalah
- Memenuhi siklus PDCA (Plan Do Check Action) dalam menjalankan fungsi
- Kepemimpinan
- Pengorganisasian
- Kerjasama
- Komunikasi
- Tertib Administrasi
- Membuat, membaca dan menganalisa laporan
- Mampu mengendarai kendaraan roda dua (+memiliki SIM)
Bersedia ditempatkan di mana saja di seluruh Indonesia (KU) dan diutamakan memiliki kemampuan berbahasa Inggris (SI)
Mengikuti seluruh tahapan seleksi secara lengkap dan serempak
Siap bekerja pada tanggal 16 Februari 2015
Syarat Khusus dan Uraian Tugas
Keuangan
Kompetensi kunci yang harus dikuasai:
- Microsoft Office Excel
- Penjurnalan Akuntansi
- Adapun Uraian Tugas (Job Description) yang akan diberikan adalah:
- Mengelola dana atau kas sesuai SOP Keuangan yang berlaku;
- Membuat laporan keuangan secara berkala;
- Mengatur dan melakukan pengecekan terhadap kebutuhan kantor yang meliputi kebutuhan ATK, Dapur dan rumah Tangga, melalui staf di area (komunikasi dengan staf di area);
- Mengelola mess dan kantor, termasuk didalamnya bertanggungjawab terhadap pembayaran-pembayaran rutin yang dibutuhkan untuk operasional kantor maupun mess seperti listrik, telepon dan pembayaran rutin lainnya serta sewa kantor dan mess;
- Bertanggung jawab melaporkan stock opname perhitungan kas fisik dan laporan kas bank harian sesuai dengan database setiap akhir bulan;
- Bertanggung jawab menyusun laporan keuangan bulanan proyek di bawah koordinasi Manager of Finance and Accounting Division sesuai dengan format yang disepakati donor;
- Bertanggung jawab melakukan fungsi kontrol bersama dengan Project Manager terhadap penggunaan dana sesuai dengan permintaan yang diajukan ke kantor pusat dan cash flow area;
- Melakukan supervisi ke lapangan apabila diperlukan;
- Bertanggung jawab menyusun pengajuan cash request ke donor di bawah koordinasi Manager of Finance and Accounting Division sesuai dengan format yang disepakati donor;
- Menjadi counter part dalam audit monitoring kelembagaan;
- Melakukan koordinasi secara berkala bersama tim untuk kepentingan kelancaran pelaksanaan program baik dari sisi program maupun administratif;
- Berhubungan secara koordinatif dengan Manager of Finance and Accounting Division;
- Bertanggung jawab melakukan cek terhadap pesan di logbook dan inventaris di Front Office;
- Bertanggung jawab pada saat proses check in dan check out tamu;
- Melakukan pencatatan atas reservasi tamu, tamu VIP, event dan pertemuan;
- Bertugas menyiapkan kelengkapan administrasi tamu seperti billing, supporting billing, identitas, additional charge bill, dll;
- Membuat laporan data tamu yang masuk ke Restaurant dan Housekeeping;
- Melakukan pencatatan pembayaran tamu dalam buku kas harian;
- Membuat laporan penjualan dan melakukan setoran kepada accounting setiap hari;
- Membuat laporan reservasi dan aktivitas harian;
- Bertanggung jawab atas kerapihan kebersihan lingkungan lobby;
- Melakukan serah terima tugas kepada petugas shift berikutnya yang mencakup logbook, inhouse guest, kas harian dan room status;
- Berhubungan secara koordinatif dengan divisi lain sesuai dengan relevansi supporting yang dibutuhkan;
- Melayani tamu/ pengunjung secara efisien, ramah tamah, profesional dan memberikan pelayanan yang terbaik;
- Menerima permintaan dan keluhan tamu/ pengunjung dan merujuk permintaan dan keluhan tersebut kepada Manajer dan/atau divisi terkait agar dapat diselesaikan dengan baik;
- Mempunyai pengetahuan mengenai produk termasuk menu restoran, training dan fasilitas lain yang bisa disediakan;
- Menghadiri koordinasi yang dijadwalkan dan memberikan saran untuk perbaikan.
- Bersama General Manajer melakukan perencanaan strategi pemasaran produk-produk untuk mencapai target penjualan dan pengembangan relasi secara efektif dan efisien;
- Bersama General Manajer melakukan perencanaan modifikasi & pengembangan produk serta melakukan penelitian trend pasar;
- Bersama General Manajer dan Keuangan menentukan harga, jenis potongan harga dan jenis produk;
- Melakukan negosiasi dengan client dan melakukan eksekusi penjualan maupun promosi paket-paket produk sesuai yang telah ditentukan;
- Menyimpan dan membuat data base client dan menjaga hubungan baik dengan client;
- Secara berkala melaporkan update data base client baik yang sudah terealisasi ataupun yang masih dalam proses negosiasi serta client potensial;
- Membuat Banquet Order, melakukan penjualan, dan menjadi penanggung jawab terhadap distribusi informasi event banquet kepada operasional pelaksana;
- Membuat laporan penjualan dan kunjungan bulanan setiap bulan untuk dilaporkan ke General Manager;
- Membuat laporan survey dan evaluasi kepuasan pelanggan untuk memastikan tercapainya kepuasan pelanggan;
- Berhubungan secara koordinatif dengan divisi lain sesuai dengan relevansi supporting yang dibutuhkan;
- Melayani tamu/ pengunjung secara efisien, ramah tamah, profesional dan memberikan pelayanan yang terbaik;
- Mempunyai pengetahuan mengenai produk termasuk menu restoran, RBB, paket training dan fasilitas lain yang bisa disediakan;
- Menghadiri koordinasi yang dijadwalkan dan memberikan saran untuk perbaikan;
Kompetensi kunci yang harus dikuasai:
- Food product knowledge (jenis makanan tradisional dan oriental);
- Menu Hidangan;
- Penyajian Masakan;
- Komitmen terhadap masakan tanpa MSG & konsep pemanfaatan SRH;
- Kepekaan terhadap lingkungan yang bersih, rapi, terawat dan efesien;
- Adapun Uraian Tugas (Job Description) yang akan diberikan adalah:
- Bertanggung jawab melakukan cek terhadap pesan di logbook dan inventaris di dapur;
- Bertanggung jawab atas kegiatan makan dan coffee break sesuai Banquete Event Order dari marketing yang termasuk menu, peralatan yang digunakan, kebersihan tempat makan dan bill;
- Bertanggung jawab atas ketersediaan dan kebersihan bahan makanan;
- Bertanggung jawab atas ketersediaan dan pemeliharaan alat makan dan alat masak serta mencatatat penggunaan barang di dapur setiap hari;
- Membuat rencana belanja dan mengajukan ke accounting setiap hari dan melakukan kontrol terhadap barang yang dibelanjakan yaitu mencakup standar dan spesifikasi barang;
- Melakukan proses first in first out untuk stok bahan makanan;
- Bertanggung jawab atas kerapihan dan kebersihan makanan, alat makan, tempat penyimpanan, lingkungan dapur serta restaurant;
- Melakukan kontrol terhadap kualitas termasuk rasa dan kuantitas masakan dari awal proses penyimpanan bahan makanan, persiapan memasak, proses memasak dan saat presentasi masakan;
- Membuat laporan aktivitas harian;
- Bertanggung jawab menyiapkan bahan makanan untuk menu hari berikutnya;
- Melakukan serah terima tugas kepada petugas shift berikutnya sesuai yang tercantum dalam logbook;
- Bersama dengan General Manager membuat variasi menu setiap periode tertentu dan membuat food cost sesuai dengan standar yang telah ditetapkan;
- Membuat inventaris setiap resep menu masakan termasuk budgetnya;
- Berhubungan secara koordinatif dengan divisi lain sesuai dengan relevansi supporting yang dibutuhkan;
- Melayani tamu/ pengunjung secara efisien, ramah tamah, profesional dan memberikan pelayanan yang terbaik;
- Menerima permintaan dan keluhan tamu/ pengunjung dan merujuk permintaan dan keluhan tersebut kepada Manajer dan/atau divisi terkait agar dapat diselesaikan dengan baik;
- Mempunyai pengetahuan mengenai produk termasuk paket training dan fasilitas lain yang bisa disediakan;
- Menghadiri koordinasi yang dijadwalkan dan memberikan saran untuk perbaikan;
Uraian Tugas Sekretaris:
- Melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi umum, yaitu pengarsipan, surat-menyurat, pencatatan dan dokumentasi data;
- Membantu penyusunan laporan dan pengiriman laporan kepada mitra maupun donor baik dari dalam maupun luar negeri;
- Membantu menyiapkan pelaksanaan pertemuan internal lembaga maupun pertemuan lainnya yang berhubungan dengan program dan kelembagaan;
- Mengidentifikasi, menyediaan dan menggunakan perlengkapan administrasi yang mendukung operasional kesekretariatan maupun untuk penggunaan program tertentu.
- Membantu menyediakan informasi yang relevan sehubungan dengan program dan kelembagaan untuk stakeholder melalui komunikasi;
- Melakukan komunikasi dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris pada tingkat operasional mahir dengan para mitra, donor maupun pihak lainnya apabila diperlukan untuk mendukung pelaporan/ reporting;
- Menjadi penerjemah untuk mendukung pelaksanaan program dan kebutuhan kelembagaan lainnya;
- Melakukan pembaharuan materi informasi untuk media sosial lembaga secara berkala;
- Melakukan pemeliharaan referensi pustaka cetak dan elektronik berupa buku, kaset, film, CD, foto, kliping, dan dokumentasi lain;
- Pengajuan aplikasi dalam bentuk Surat Lamaran ditulis atau dibuat sendiri dengan memberikan koding posisi yang akan dilamar disertai lampiran:
- Riwayat Hidup/Curiculum Vitae lengkap dengan Pas Photo berwarna (ukuran bebas)
- Fotokopi Ijasah Pendidikan Terakhir
- Fotokopi Kartu Identitas Diri yang masih berlaku
- Fotokopi SIM yang dimiliki dan masih berlaku
- Fotokopi Surat Referensi
- Fotokopi Sertifikat Keahlian (jika ada)
- Aplikasi diterima paling lambat Jumat, 6 Februari 2015.
Seleksi Tahap II: Dilakukan pada 9 Februari 2015 terdiri dari Psikotes dan Tes Kemampuan.
Pengumuman Hasil Seleksi Tahap II dilakukan pada 11 Januari 2015, hanya bagi kandidat lolos Seleksi Tahap II yang akan dihubungi untuk melakukan wawancara pada tanggal 12 Februari 2015.
Pengumuman hasil wawancara dilakukan pada 13 Februari 2015. Bagi Kandidat yang tidak lolos Seleksi Tahap II data akan kami simpan dalam database dan jika terdapat kebutuhan SDM dan sesuai dengan kompetensi yang kami harapkan, akan kami lakukan pemanggilan ulang
