PROJECT ADMINISTRATION ASSISTANT
- Lokasi Kerja: Waingapu, Sumba Timur, Nusa Tenggara Timur
- Melapor Kepada: Finance & Admin Manager – Denpasar
- Mulai bekerja: November 2019
- Periode Kontrak: Sampai 30 September 2020, kemungkinan diperpanjang sampai 3 tahun
Administration Assistant (AA) bertanggung jawab dalam segala aspek keuangan dan administrasi kantor termasuk logistic, pengadaan barang, lokakarya, rapat dan memelihara sistem penyimpanan dokumen dengan tugas-tugas sebagai berikut:
- Membantu kantor lapangan untuk semua penerimaan dan tugas-tugas sekretaris; bertanggung jawab untuk menerima semua telepon masuk dan keluar.
- Mengelola semua surat menyurat yang masuk dan keluar
- Mengelola sistem penyimpanan dokumen administrasi, baik dokumen asli maupun data computer dan memastikan penyimpanan dokumen tetap terbarukan.
- Membantu dalam kordinasi pertermuan dengan pemerintah terkait
- Mengelola logistic untuk semua perjalanan staff, termasuk transportasi dan pemesanan hotel
- Berkoordinasi dengan supir dan atau staff-staff lapangan dan memeriksa log kendaraan setiap hari
- Mengawasi jasa kebersihan dan memastikan kebersihan dan pemeliharaan lingkungan kantor
- Membantu dalam mengelola proses pengadaan barang untuk ATK dan barang-barang program serta mengelola daftar barang kantor dan program.
- Membantu dalam pengelolaan barang/ inventory kantor dan tetap memperbaharui sistem pengelolaan barang/asset kantor
- Membantu dalam hal logistic untuk konferensi, pelatihan, lokakarya dan pertemuan-pertemuan
- Membantu dalam penyiapan laporan-laporan keuangan setiap bulan untuk biaya kantor lapangan
- Memastikan transaksi keuangan sesuai dengan kebijakan keuangan LWR
- Membantu dalam memonitoring uang muka staf dan pelaporan secara berkala dan tepat waktu
- Memiliki latar belakang pendidikan D3 atau S1 jurusan administrasi atau keuangan
- Memiliki pengalaman sekurang-kurangnya 2 tahun dengan posisi yang sama
- Mampu berbahasa Inggris lebih diutamakan
- Terampil dalam mengoperasikan computer (Word, Excel dan Power Point), email dan internet
- Memiliki kemampuan interpersonal yang baik, mampu bekerja secara Mandiri maupun dalam team
- Memiliki keterampilan dan pengetahuan tentang keuangan, pengadaan, manajemen kantor termasuk filling system/arsip
- Mendemonstrasikan pengalaman dalam perencanaan dan pengalaman mengelola lokakarya untuk semua lembaga terkait.
Harap mencantumkan “AA Sumba Timur_<nama anda> sebagai subjek email dan mencantumkan nama file CV_AA_<nama anda> (contoh: CV_AA_Suryadi) dan Cover Letter_AA_<nama anda> (contoh: Cover Letter_AA_Suryadi.
Lamaran kerja diterima selambat-lambatnya tanggal 17 Oktober 2019.
Hanya pelamar terpilih yang akan dihubungi untuk wawancara.