Sumatran Tiger Project Job Vacancy: Admin Assistant, Jakarta

Transforming Effectiveness of Biodiversity Conservation in Priority Sumatran Landscapes (Sumatran Tiger Project) Project bertujuan untuk meningkatkan konservasi keanekaragaman hayati di lanskap prioritas Sumatera melalui penerapan praktek pengelolaan terbaik bagi kawasan konservasi dan kawasan budidaya yang ada di sekitarnya.

Dimana pemulihan populasi harimau sumatera dijadikan indikator keberhasilan proyek yang didanai hibah dari GEF, dan dikelola oleh Kementerian Lingungan Hidup dan Kehutanan (KLHK) bersama dengan UNDP.

Untuk mencapai sasaran project, kami mencari kandidat terbaik untuk mengisi posisi Admin Assistant (AA) untuk penempatan di Jakarta

Admin Assistant (AA)

Tugas dan Tanggungjawab

Admin Assistant bertanggung jawab dalam memberikan dukungan kesekretariatan dan administrasi secara menyeluruh terhadap National Project Manager, Finance Associate, dan Project Assistant. Admin Assistant proyek akan melakukan fungsi-fungsi nya di bawah pengawasan langsung dari National Program Manager. 

Admin Assistant akan memberikan bantuan profesional untuk pelaksanaan dan manajemen proyek sebagai berikut:

• Membantu korespondensi proyek sehari-hari, berbagi informasi dan pengarsipan, memastikan bahwa tindak lanjut yang tepat sudah dilakukan, dan memperbarui proyek file. Menyiapkan risalah rapat proyek.
• Membantu kegiatan Administrasi Sumber Daya Manusia (SDM) di PMU, kontrak, daftar kehadiran dan cuti, berkoordinasi dalam perekrutan terkait dan hal-hal lain yang terkait SDM.
• Membantu dalam menyediakan keperluan logistik dalam setiap kegiatan pelatihan, workshop dan kegiatan-kegiatan proyek lainnya
• Mendukung aktivitas pemeliharaan kebersihan dan keamanan kantor, perlengkapan kantor, mengelola persediaan peralatan alat tulis kantor, pengelolaan inventaris dan administrasi keuangan kegiatan/proyek, pembayaran tagihan/ biaya operasional kantor
• Membantu dalam persiapan pejabat KLHK dan mitra terkait, dalam administrasi perjalanan dinas ke daerah, penyiapan dokumen pengelolaan asset, dokumen pemindahan/serah-terima asset dan hibah, serta memberikan dukungan logistic lainnya.
• Memberikan dukungan dalam pemantauan pengadaan pembelian-pembelian yang dilakukan oleh proyek dengan mengacu pada aturan UNDP dan pemerintah;
• Memberikan dukungan dalam mempersiapkan dokumen BAST dari proyek ke pemerintah atas pengadaan-pengadaan yang telah dilakukan;
• Menjaga komunikasi yang baik dan kerjasama dalam PMU, KLHK, dan staf proyek lainnya, para konsultan, serta satuan terkait di UNDP.
• Melakukan tugas lain yang diminta oleh National Project Manager dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan proyek.

Kualifikasi:

• Memiliki gelar Diploma dalam semua bidang ilmu;
• Mempunyai pengalaman dalam pekerjaan administrasi dan lebih disukai yang mempunyai pengalaman dalam memberikan bantuan dalam koordinasi dan pelaksanaan proyek;
• Mempunyai pengalaman bekerja dengan instansi/lembaga yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya alam menjadi nilai tambah;
• Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan berkordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan program / kegiatan;
• Memiliki keterampilan komputer yang kuat, khususnya penguasaan akan semua aplikasi paket MS Office dan Internet;
• Memiliki kemampuan menulis dan berkomunikasi dalam Bahasa Indonesia, dan pengetahuan bahasa Inggris yang baik adalah keharusan;
• Memiliki kepribadian yang baik dan keterampilan berkomunikasi, kepekaan akan budaya yang kuat dan kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan berbagai budaya;
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu yang ketat;
• Kemampuan untuk menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi dalam kerangka waktu yang ditentukan.

Lamaran, CV dan berkas pendukung lain dapat dikirimkan ke alamat email rekrutment@sumatrantiger.id dengan subyek sesuai posisi yang akan dilamar dengan format sebagai berikut: AA_Nama (Posisi Admin Assistant) serta mencantumkan expected salary dalam surat lamaran paling lambat tanggal 6 Februari 2019.

Hanya kandidat yang masuk shortlisted yang akan dipanggil untuk interview (lokasi ditentukan kemudian).