Econusa Foundation Job Vacancy: Finance & Administration Assistant, Jakarta

Finance and Administration Assistant.

Staff Finance and Administration yang ini secara fungsional akan membantu mengelola administrasi keuangan dan kantor.

Membantu Tim keuangan mengontrol penggunaan anggaran secara keseluruhan untuk semua kegiatan, termasuk membantu tim keuangan melakukan proyeksi atas kondisi anggaran untuk memastikan keseimbangan alokasi anggaran.

Tugas dan Tanggung Jawab Utama:

• Administrasi dan implementasi strategi operasional proyek
• Administrasi laporan, korespondensi dan dokumen terkait
• Manajemen pengaturan perjalanan dan rapat
• Layanan pengadaan dan logistik
• Implementasi strategi operasional keuangan
• Pembayaran, penerimaan dan manajemen kas kecil
• Fasilitasi pembangunan pengetahuan dan berbagi pengetahuan

Memastikan administrasi dan implementasi strategi operasional proyek yang berfokus pada pencapaian hasil-hasil berikut:

• Kepatuhan penuh kegiatan administrasi dan pengadaan terhadap kebijakan dan prosedur operasi standar Kemitraan, berfungsinya layanan administrasi umum yang berorientasi pada klien
• Mengatur janji dan mengelola kalender kegiatan proyek dan merespons pertanyaan rutin 
• Mengelola catatan pemantauan cuti dan kehadiran untuk semua staf proyek

Memastikan administrasi laporan, korespondensi dan dokumen terkait yang berfokus pada pencapaian hasil berikut:

• Mengelola, mencatat, mengarsipkan dan memperbarui semua catatan administrasi terkait program, termasuk tapi tidak terbatas pada, laporan konsultan, penasihat, dan atau materi kampanye media yang dihasilkan oleh proyek
• Menetapkan dan mengelola system pengarsipan yang koheren untuk proyek secara keseluruhan dan daftar alamat kontak terkini dan system catatan lainnya jika diperlukan
• Membuat draf korespondensi, notulen rapat, dan laporan berupa salinan biasa, salinan terkoreksi, materi tulisan tangan atau draf kasar dan materi cetak q Mengumpulkan data dan membantu persiapan pelaporan

Memastikan manajemen pengaturan perjalanan dan rapat yang berfokus pada pencapaian hasil berikut: 

• Mengorganisasikan rapat, lokakarya, dan sesi pelatihan 
• Mengorganisasikan pengaturan perjalanan dan membantu menyusun laporan pengeluaran perjalanan
• Menyiapkan anggaran untuk pertemuan, mengumpulkan surat penawaran dari masingmasing vendor untuk dukungan logistik

Memastikan pengadaan dan layanan logistic yang berfokus pada pencapaian hasil berikut:

• Memantau perlengkapan dan peralatan kantor untuk proyek 
• Berpartisipasi dalam persiapan rencana dan proses pengadaan untuk proyek 
• Berpartisipasi dalam proses pengadaan barang dan jasa termasuk membuka lelang/penawaran dan evaluasi dengan kepatuhan penuh terhadal aturan Kemitraan 
• Persiapan permintaan pembelian dan bantuan dalam pembuatan pesanan pembelian

Memastikan dukungan implementasi strategi operasional keuangan, mengadaptasi proses dan prosedur yang berfokus pada pencapaian hasil berikut:

• Kepatuhan penuh terhadap aturan dan regulasi Kemitraan dalam proses keuangan, catatan dan laporan keuangan, dan tindak lanjut audit, penerapan kerangka kerja pengendalian internal yang efektif 
• Berkonsultasi dengan Ketua Tim dan atau Petugas Keuangan & Admin untuk kejelasan tentang kebijakan dan prosedur keuangan 
• Mencatat dana yang diterima dan mengelola pembaruan data dari dana yang ditujukan untuk, dari dan ke proyek

Memastikan dukungan efektif dari transaksi keuangan proyek yang berfokus pada pencapaian hasil berikut:

• Memeriksa dan memverifikasi semua faktur atau permintaan atau pembayaran yang masuk dan menindaklanjuti dengan pihak terkait perihal dokumentasi yang tidak lengkap atau tidak sesuai 
• Menyiapkan permintaan pembayaran dan memantau status untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu 
• Menindaklanjuti secara proaktif pembayaran tertunda untuk vendor, penerima hibah atau pihak lain

Memastikan fasilitasi pembangunan pengetahuan dan berbagi pengetahuan yang berfokus pada pencapaian hasil berikut:

• Berpartisipasi dalam pelatihan untuk admin proyek
• Sintesis pembelajaran dan praktik terbaik dalam administrasi 
• Berkontribusi dalam berbagi isu administrasi dengan staf proyek lainnya

Kompetensi

Tanggung Jawab Perusahaan & Kerja Tim: 

• Melayani dan mempromosikan visi, misi, nilai-nilai, dan tujuan strategis Kemitraan 
• Merencanakan, memprioritaskan, dan menyelesaikan tugas tepat waktu
• Berpartisipasi secara efektif dalam lingkungan berbagi informasi berbasis tim, berkolaborasi dan bekerja sama dengan orang lain 

Keterampilan Komunikasi Antar Manusia:

• Menetapkan sasaran dan standar kinerja yang jelas; melaksanakan tanggung jawab yang sesuai 
• Menerima dan merespons ide, minat, dan kekhawatiran orang lain dengan baik 

Bermitra & Berjejaring:

• Mencari dan menerapkan pengetahuan, informasi, dan praktik terbaik dari dalam dan luar 

Kemitraan Komunikasi:

• Menunjukkan keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang efektif 
• Mendemonstrasikan keterampilan fasilitasi yang baik Pengetahuan & Keahlian Kerja
• Menjalankan tugas sehari-hari secara sistematis & efisien
• Menggunakan Teknologi Informasi secara efektif sebagai alat dan sumber daya
• Termotivasi & menunjukkan kapasitas untuk terus mengembangkan diri & belajar

Kualifikasi Rekrutmen

Pendidikan dan Keterampilan: Minimum D3 dalam bidang Akuntansi, Administrasi Usaha atau Publik, atau jurusan lain dengan pengalaman kerja yang relevan di bidang keuangan dan administrasi pekerjaan.

Pengalaman: Memiliki pengetahuan yang baik dan pengalaman yang relevan dalam hal keuangan dan administrasi

Kebutuhan Bahasa: Fasih dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia

Jika Anda memenuhi persyaratan dan tertarik untuk bergabung, silahkan mengirimkan surat lamaran yang meyebutkan gaji yang diharapkan dan CV melalui email: kantor@econusa.id. Paling lambat hari Minggu, 20 January 2018.

Hanya pelamar yang memenuhi kualifikasi untuk posisi ini yang akan kami hubungi.