Yayasan Cipta Fondasi Komunitas Vacancy: Administrasi based in Medan

LOWONGAN KERJA SEBAGAI KARYAWAN ADMINISTRASI

DI KANTOR YAYASAN CFK MEDAN

Yayasan Cipta Fondasi Komunitas (CFK) adalah sebuah organisasi sosial kemanusiaan nirlaba untuk pengembangan masyarakat dengan misi yaitu CFK bersama masyarakat meningkatkan kualitas hidup melalui pengembangan masyarakat yang menyeluruh (holistic).

Yayasan CFK berkantor pusat di Medan dan kantor lapangan di Sikakap. Program yang sedang dikerjakan adalah pengembangan masyarakat di Kabupaten Sikakap Mentawai-Sumatera Barat  bidang perekonomian, kesehatan, pemerintahan desa, pertanian organik dan pengembangan anak.

Yayasan CFK membutuhkan 1 orang untuk menjadi karyawan administrasi di kantor Medan. Lowongan pekerjaan ini terbuka bagi semua orang tanpa ada pembedaan (diskriminasi) suku, agama, ras dan antar golongan serta jenis kelamin. Kandidat wajib mematuhi kebijakan perlindungan anak CFK.

Uraian tugas dan spesifikasi karyawan administrasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

Tugas Utama
Membantu di bidang administrasi kepada Ketua Yayasan dan Manajer Keuangan / Bendahara serta mendukung karyawan dalam bidang administrasi di kantor Medan dan di lapangan.

Garis Manajemen

• Bertanggung jawab kepada Manajer Keuangan. 
• Berkordinasi dengan pihak terkait dan memberikan laporan kepada Ketua Yayasan dan  Manajer Keuangan / Bendahara.

Tugas dan Tanggung Jawab
A. Keuangan (25%):

• Menangani kas kecil (petty cash) dan transaksi melalui bank untuk biaya kebutuhan kantor di Medan untuk mendukung kelancaran operasional di kantor Medan sesuai dengan SOP yang berlaku. Contoh: bayar tagihan listrik, air, telepon, pajak karyawan, dll; 
• Membuat laporan kas kecil (petty cash), bank dan rekonsiliasi bank per bulan dan melaporkannya kepada Manajer Keuangan tanggal 5 setiap bulan berikutnya; 
• Memastikan kecukupan dana kas dengan membuat cash flow untuk keperluan operasional kantor Medan bulan berjalan; 
• Melampirkan semua dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk setiap transaksi keuangan sesuai dengan SOP Keuangan; 
• Membantu membuat laporan keuangan tahunan.

B. Administrasi (60%):

• Mengatur penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen keuangan / administrasi dan memastikan bahwa semua dokumen tersebut tersimpan dengan aman, teratur dan rapi baik secara manual, elektronik dan arsip; 
• Memberikan dukungan administrasi secara khusus kepada Ketua Yayasan dan Manajer Keuangan/Bendahara; 
• Membantu pengembangan, implementasi dan peninjauan (review) pelaksanaan kebijakan dan prosedur administrasi yang efektif; 
• Memastikan aktifitas kantor berjalan lancar termasuk kordinasi tentang IT, memantau persediaan alat-alat tulis (ATK), perlengkapan serta alat kebersihan  kantor dan membeli kembali jika dibutuhkan; 
• Membuat administrasi surat masuk dan keluar CFK Medan serta membuat surat-surat yang berkenaan dengan yayasan dan program di CFK (jika diminta) dan  menerjemahkannya ke dalam bahasa Indonesia atau Inggris; 
• Bertindak sebagai orang kontak utama untuk tamu (menyambut dan menanggapi pertanyaan tamu) dan menjawab telepon; 
• Memastikan kelancaran terlaksananya rapat, pelatihan, acara kantor, dan menyediakan dukungan administrasi yang terbaik untuk acara yang diadakan dan kepada pemangku kepentingan (Pembina, Pengurus, Donor, Karyawan dan lain-lain); 
• Membantu proses penerimaan karyawan baru (recruitment); 
• Bekerja dan / atau hadir dalam acara kantor dan rapat di luar jam kerja atau akhir pekan (Sabtu dan / atau Minggu), dan juga perjalanan ke lokasi lapangan yang berhubungan dengan tugas-tugas yang telah disepakati dengan Manajer Keuangan/Bendahara; 
• Membuat administrasi surat masuk dan keluar CFK Medan serta membuat surat-surat yang berkenaan dengan program di CFK (jika diminta) dan  menerjemahkan ke dalam bahasa Indonesia atau Inggris; 
• Mengatur perjalanan karyawan / tamu CFK termasuk transportasi dan tempat menginap sesuai dengan prosedur tamu; 
• Membantu pengurusan visa, ijin tinggal karyawan dan orang asing di CFK; 
• Mengumpulkan dan memonitor daftar hadir dan form cuti karyawan tiap awal bulan, mengurus klaim asuransi karyawan dan PPh 21 karyawan, serta menyimpan semua dokumen tersebut dengan rapi dan teratur;
• Membantu pengurusan hal-hal kelembagaan CFK yang berhubungan dengan dinas/lembaga pemerintah dan non pemerintah.

C. Logistik (15%):

• Membantu memotokopi dan mencetak (printing) dokumen yang dibutuhkan; 
• Membantu pengadaan barang / jasa untuk keperluan kantor dan lapangan sesuai dengan SOP; 
• Melakukan pemeriksaan aset dan inventaris kantor sekali 6 bulan dan memastikan gedung kantor, kendaraan, peralatan dan perlengkapan kantor terpelihara dengan baik dengan cara perawatan (service) rutin dan memanggil teknisi jika dibutuhkan; 
• Kordinasi dan mengorganisir tugas pramuwisma kantor.

Kualifikasi:

• Minimal tamat S1 atau pengalaman 2 tahun di bidang administrasi.
• Memiliki pengalaman dalam bidang keuangan dan administrasi minimal 3 tahun.  
• Mampu menggunakan komputer MS Office (Word, Excel) dan internet 
• Mampu membuat laporan kas kecil dan surat menyurat. 
• Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik lisan dan tulisan. 
• Mampu mengorganisir rapat, pelatihan dan acara kantor. 
• Mampu mengorganisir perjalanan dinas karyawan/tamu/konsultan. 
• Mampu melakukan supervisi pramuwisma. 
• Mampu membuat perencanaan dan bekerja dengan banyak tugas serta batas waktu (dead line). 
• Mampu menyelesaikan masalah dengan baik dan mengambil keputusan. 
• Mampu bekerja dalam tim maupun secara perorangan dengan supervisi yang terbatas untuk mencapai tujuan dengan tetap mempertahankan kualitas dan akurasi pekerjaan. 
• Inisiatif 
• Jujur 
• Teliti 
• Menunjukkan etos kerja

Pelamar yang tertarik, silahkan mengirimkan CV dan surat lamarannya dengan mencantumkan posisi yang dilamar ke hr.ycfk@gmail.com atau ke kantor CFK di Jl. Teuku Umar no. 2B, Medan kode pos 20112. Lamaran diterima paling lambat tanggal 13 Pebruari 2015.