Lowongan Kerja di Yayasan Cipta Fondasi Komunitas - 7 Posisi, Medan

Yayasan Cipta Fondasi Komunitas (CFK) adalah sebuah organisasi sosial kemanusiaan nirlaba untuk pengembangan masyarakat yang menerapkan perlindungan anak, yang memiliki visi  yaitu sebuah dunia yang di dalamnya terdapat keadilan untuk semua dan kemiskinan dientaskan, dimana perdamaian dihormati dan terdapat keselarasan antara Pencipta, manusia, dan lingkungan serta setiap orang mendorong satu sama lain untuk saling mengasihi dan menghormati dengan misi yaitu CFK bersama masyarakat meningkatkan kualitas hidup melalui pengembangan masyarakat yang menyeluruh (holistic).

Yayasan CFK membuka lowongan pekerjaan secara terbuka bagi semua orang tanpa ada pembedaan suku, agama, ras dan antar golongan untuk melakukan program pengembangan masyarakat 2014-2017 (3 tahun) di Sikakap Mentawai-Sumatera Barat untuk semua posisi dan sektor.

Lowongan pekerjaan yang dibuka adalah sebagai berikut :

1.      Kordinator program          (1 orang;)

Tugas utama adalah sebagai bagian dari Tim Manajemen, membantu Pengembangan Program Pengembangan Masyarakat Kepulauan Mentawai dan menolong memimpin karyawan dan Tim Manajemen dalam melaksanakan program di Kecamatan Sikakap Kepulauan Mentawai sesuai Kebijakan dan Strategi Pengembangan Masyarakat.

Deskripsi tugas adalah sebagai berikut ;

A.    Strategi dan Perencanaan Program (10%)

·         BerKordinasi dengan Ketua Yayasan, Konsultan & Tim Kordinator  Sektor dalam mengembangkan strategi dan pelaksanaan program, dana sesuai dengan Pengembangan Masyarakat.

·         Mengkomunikasikan tujuan dan sasaran program di antara sektor program lain sehingga setiap sektor dapat saling memahami dan memiliki program tersebut.

·         Mengkomunikasikan kepada Ketua Yayasan mengenai perkembangan sektor dan situasi masyarakat dimana program sektor tersebut dilaksanakan. 

·         Memonitor dan mendiskusikan dengan Ketua Yayasan perkembangan program dan situasi yang memerlukan perhatian.

B.     Kebijakan, Sistem dan Prosedur Manajemen (10%)

·         Memberikan kontribusi untuk meningkatkan kesetiaan kepada Misi, Visi, Nilai – Nilai  CFK.

·         Menetapkan dan memonitor pelaksanaan sistem manajemen internal sesuai kebijakan dan prosedur CFK.

C.    Siklus Manajemen Proyek (20%)

·         Mempersiapkan rancangan, proposal / dana bersama dengan Tim Kordinator  sektor yang lain.

·         Memberikan pengembangan manajemen dan kepemimpinan kepada Tim Sektor demi keefektifan pelaksanaan dan pencapaian kerja melalui kegiatan program berdasarkan tujuan dan sasaran program.

·         Memberikan informasi terbaru dan laporan kegiatan dalam bentuk naratif pada waktu yang telah ditentukan sesuai dengan format laporan.

·         Berpartisipasi dalam keseluruhan program dan evaluasi untuk menilai dampak dan manfaat program secara efektif.

·         Mengawasi tim dalam kebutuhan partisipatif / kapasitas & penilaian hal-hal yang rentan, analisis situasi, desain program dan usulan / persiapan untuk donor, institusional dan pihak swasta.

D.    Manajemen Keuangan & Akuntansi (10%)

·         Bekerjasama dengan Manajer Keuangan & Administrasi untuk memastikan manajemen keuangan sesuai dengan standar sistem dan kebijakan keuangan.

·         Menerima dan menganalisa laporan keuangan dan membantu sektor dalam mengelola anggaran dana demi tujuan kesamaan, persetujuan anggaran dan / nasihat untuk menghindari tindakan kesalahan.

·         Memastikan laporan pengeluaran keuangan setiap bulan untuk disesuaikan dengan pengeluaran yang telah direncanakan.

·         Bertanggung jawab sepenuhnya (dan mendelegasikan kepada orang tertentu) untuk memberikan upah karyawan.

·         Bertanggung jawab penuh dalam menjalankan fungsi keuangan secara lokal termasuk pengeluaran kas, bank, dan tanda terima dan tugas lainnya.

E.     Tim Manajemen (5%) : 

·         Memimpin, mengelola, mendorong tim serta mengawasi, memandu dan mendidik.

·         Memastikan tim memahami tanggung jawab perorangan dan kelompok demi keamanan, kenyamanan dan kesejahteraan.

·         Melakukan evaluasi kinerja tim per bulan, tiga bulan dan enam bulan (jika diperlukan), dan mendorong pengembangan diri setiap karyawan (termasuk rencana pengembangan diri dan identifikasi kebutuhan untuk pengembangan diri).

·         Melakukan wawancara masuk dan keluar karyawan, tindakan disiplin dan mendengarkan keluhan di wilayah tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan.

·         Memastikan seluruh tim saling menghargai sesama rekan kerja, adat istiadat dan norma – norma yang berlaku di daerah tersebut.

F.     Kepemimpinan (fisik, emosi, spiritual) Holistik (5%)

·         Bertanggung jawab untuk kepemimpinan tim secara holistik untuk mendukung kesejahteraan mereka secara  holistik dan memahami kesamaan pembangunan karakter.

·         Membangun kekhasan karakter CFK

·         Bertanggung jawab mendukung tim berperan dalam menunjukkan kepemimpinan mereka secara holistik..

·         Memimpin dan berpartisipasi dalam pelatihan pengembangan holistik dan karakter untuk dapat diajarkan, direfleksikan, dan berkomitmen secara aktif mempraktekkan dan menghidupinya sesuai dengan Misi, Visi dan Nilai – nilai CFK..

·         Hadir di dalam diskusi, pelatihan dan retreat pembangunan karakter tim secara teratur.

·         Bertanggung jawab memelihara perkembangan rohani diri sendiri secara holistik.

G.    Manajemen Personal untuk Program (15%)

·         Memimpin dan mengatur personal dilapangan, mengawasi, memandu dan mendidik karyawan untuk menunjukkan kinerja dan kesetiaan terhadap strategi dan prosedur CFK.

·         Memastikan tim memahami tanggung jawab mereka baik secara perorangan dan kelompok untuk keamanan dan kesejahteraan sembari mengawasi dan mendorong tetap setia dengan keamanan wilayah, dan prosedur kesehatan dan keselamatan.

·         Membantu Kordinator Sektor mendefinisikan komposisi tim dan struktur organisasi sesuai dengan struktur pengelompokan HRD CFK.

·         Bersama dengan Manajer Sektor membantu merencanakan, merekrut, memperkenalkan dan melatih karyawan baru.

·         Membantu HRD/tim Manajemen memahami peraturan dan pelaksanaan daerah serta kebijakan CFK dalam pelaksanaan mempekerjakan (termasuk upah) untuk karyawan nasional.

·         Memantau dan menegakkan perilaku staf dan disiplin sesuai dengan nilai-nilai dan prinsip-prinsip CFK itu.

·         Pastikan bahwa Manajer Sektor melakukan penilaian kinerja secara berkala dari staf mereka, termasuk penilaian formal setiap enam bulan, dan mendorong perkembangan pribadi setiap individu (termasuk rencana pengembangan pribadi dan identifikasi kebutuhan pelatihan).

·         Pastikan bahwa Manajer Sektor melakukan prosedur disiplin dan keluhan dan wawancara keluar, seperlunya

·         Pastikan bahwa catatan rinci disimpan dan analisis yang terbuat dari cedera yang berhubungan dengan pekerjaan, kecelakaan, insiden keamanan dan kematian kepada staf dan memberikan informasi tersebut secara berkala kepada Manajemen Senior

H.    Praktek Baik dan Pembelajaran Institusi (10%)

·         Membantu anggota tim program untuk memastikan proyek dilaksanakan sesuai dengan kode etik dan praktik yang baik diterima.

·         Memfasilitasi dan berpartisipasi dalam tinjauan proyek dan evaluasi dan memastikan belajar dipahami dan disebarluaskan ke lapangan dan donor dan pemangku kepentingan yang tepat.

·         Mempromosikan dan mendorong keterbukaan untuk belajar dari staf, dan membantu mengidentifikasi studi kasus / masalah dari pengalaman proyek untuk analisis, dialog dan kemungkinan penggabungan ke muncul praktik terbaik dan perumusan kebijakan.

I.       Administrasi / Program Dukungan (5%)

·         Mengawasi Administrator Kordinasi kebutuhan logistik seperti perabot kantor, peralatan, perlengkapan dan utilitas.

·         Mengawasi Administrator dalam mempertahankan suatu sistem pengarsipan yang efektif untuk menyimpan dokumentasi proyek.

·         Pastikan tingkat yang memadai dukungan administratif kepada staf proyek termasuk memberikan hari ke hari dukungan administrasi, pengajuan dokumen, rekaman dan menyebarkan komunikasi eksternal & internal yang (surat / fax / e-mail / radio / telepon) melalui mendelegasikan tugas kepada Administrator.

J.      Logistik / Dukungan Teknis (5%)

·         Delegasikan ke fungsi logistik, pemilihan, penyewaan dan pengelolaan kantor proyek, perumahan dan tempat lain yang diperlukan.

·         Mengawasi fungsi logistik dalam memastikan semua gedung / perumahan perkantoran akomodasi dan senyawa memiliki langkah-langkah keamanan yang tepat dan dikelola dan dipelihara.

·         Mengawasi Teknis Logistik untuk memastikan tingkat yang memadai logistik dan dukungan teknis untuk proyek staf yang diperlukan termasuk pengadaan tepat waktu dan efektif dari persediaan dan peralatan untuk mendukung intervensi proyek.

·         Mengawasi pengelolaan aset Program dan mengawasi Logistik Teknis dalam menyusun dan memelihara akurat, rinci, memperbaharui daftar aset tetap, memastikan laporan daftar aset bulanan diberikan kepada Kordinator Logistik.

·         Mengawasi Logistik Teknis dalam menjaga sistem manajemen persediaan komoditas.

·         Memberikan saran Kordinator Logistik pada status sistem teknologi telekomunikasi dan informasi dan kompetensi staf dalam penggunaan yang benar (telepon, fax, komputer, email, HF / UHF / VHF radio, duduk telepon.

·         Mengawasi pemeliharaan dan alokasi kendaraan dalam lokasi proyek.

K.    Hubungan Eksternal / Perwakilan (5%)

•         Pastikan persetujuan telah diperoleh dari instansi terkait (baik otoritas pemerintah maupun informal resmi) untuk melaksanakan suatu proyek tertentu.

•         Menjaga hubungan kerja yang konstruktif dengan perwakilan senior LSM lain, badan-badan PBB, pemerintah daerah (termasuk otoritas formal dan informal di mana faksi berlaku) dan menghadiri pertemuan Kordinasi antar-instansi terkait seperti yang diperlukan.

•         Kebijakan eksternal mempengaruhi (advokasi) kegiatan di lembaga non-pemerintah kabupaten yang relevan dan pemerintah daerah, antar pemerintah dan.

•         Memfasilitasi kunjungan sesekali ke situs program dan wilayah proyek oleh para pemangku kepentingan eksternal, donor dan / atau pendukung CFK.

Spesifikasi Pribadi

A.    KUALIFIKASI

Ø  Gelar S1 Manajemen, Sosial dan / atau setara

Ø  1 tahun melayani dalam posisi yang sama atau 3 tahun sebagai Manajer Sektor Program

B.     PENGALAMAN

Ø  Pengalaman manajemen terbukti;

Ø   Terbukti pengalaman dalam bidang berikut:

• Pengembangan Masyarakat;

• Desain dan Manajemen Proyek;

• Keuangan & Manajemen Admin;

• Perencanaan Strategis;

• Bekerja sesuai dengan struktur perusahaan, kebijakan dan praktek;

• Orang Manajemen;

• Donor & Hubungan Eksternal;

Ø  Pengalaman memimpin dan memfasilitasi kelompok belajar bangunan holistik & karakter;

Ø  Pengalaman mengelola tim dalam lingkungan yang jauh.;

Ø  Manajemen Logistik;

Ø  Bekerja dengan Standar SPHERE dan People In Aid dan Palang Merah Kode Etik;

Ø  Fasilitas Manajemen;

Ø  Bekerja di lingkungan lintas-budaya.

C.    KETERAMPILAN / KEMAMPUAN

Ø  Keterampilan kepemimpinan;

Ø  Keterampilan negosiasi dan representasi;

Ø  Analitis & keterampilan pemecahan masalah;

Ø  Keterampilan komunikasi yang baik tertulis dan lisan dalam bahasa Inggris & Indonesia;

Ø  Kemampuan untuk berkomunikasi percaya diri dan nyaman;

Ø  Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang tidak aman dan berubah;

Ø  Melek komputer;

Ø  Keterampilan administratif;

Ø  Jaringan;

Ø  Menulis laporan;

Ø  Keterampilan pelatihan;

Ø  Kreatif.

D.    KUALITAS PRIBADI

Ø  Karakter moral dan integritas tinggi;

Ø  Fleksibel dan mudah beradaptasi;

Ø  Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan;

Ø  Bekerja dengan target dan mampu bertahan;

Ø  Kesediaan untuk perjalanan dan hidup dalam kondisi dasar;

Ø  Seorang pengembang;

Ø  Motivator;

Ø  Encourager;

Ø  Bersedia untuk melayani dan memprioritaskan kebutuhan orang lain.

2.     Kordinator Sektor Perkembangan Anak (1 orang);

3.     Kordinator Sektor Kesehatan (1 orang);

4.     Kordinator Sektor Penguatan Pemerintah (1 orang);

5.     Kordinator Perekonomian (1 orang);

Tugas utama Kordinator tiap sektor adalah Mengatur Program Sektor dan memimpin Tim dalam melaksanakan program di  wilayah dusun dampingan sesuai dengan kebijakan dan strategi Pengembangan Masyarakat CFK.

Tugas dan tanggung jawab setiap coordinator sektor adalah sebagai berikut :

A.    Perencanaan dan Strategi Program (5%)

·         Bekerja sama dengan Kordinator Program, Kordinator Sektor yang lain dan Konsultan dalam mengembangkan strategi dan pelaksanaan program dan anggaran program sesuai dengan kebijakan pendekatan Pengembangan Masyarakat CFK.

·         Mengkomunikasikan tujuan dan sasaran program di antara sektor lain sehingga setiap sektor dapat saling memahami dan memiliki program tersebut.

·         Mengkomunikasikan kepada Kordinator Program mengenai perkembangan sektor dan situasi masyarakat di mana program sektor tersebut dilaksanakan. 

A.    Siklus Manajemen Proyek & Pelaksanaan (30%)

·         Memimpin, melatih dan berKordinasi dengan Tim sektor untuk melaksanakan pengkajian dan pengembangan kapasitas berdasarkan kebutuhan dan analisa situasi.

·         Mempersiapkan rancangan, proposal / dana bersama dengan Tim Sektor, Kordinator Program dan Kordinator Sektor yang lain.

·         Memberikan pengembangan manajemen dan kepemimpinan kepada Tim Sektor dan tim teknis (Technical Advisor) demi keefektifan pelaksanaan dan pencapaian kerja melalui kegiatan program berdasarkan tujuan dan sasaran program.

·         Memberikan laporan kegiatan dalam bentuk naratif dan sesuai dengan format laporan pada waktu yang telah ditentukan.

·         Berpartisipasi dalam keseluruhan program dan evaluasi untuk menilai dampak dan manfaat program secara efektif.

B.     Anggaran Sektor & Administrasi (5%)

·         Bekerja sama dengan bagian Keuangan & Administrasi, memastikan pengelolaan anggaran  sesuai dengan standar sistem dan kebijakan finansial.

·         Memberikan laporan keuangan sektor dan berKordinasi dengan Kordinator Program dan bagian  Keuangan & Administrasi untuk tujuan kesatuan, persetujuan anggaran dan  / nasihat untuk menghindari tindakan kesalahan.

·         Laporan pengeluaran keuangan setiap bulan untuk disesuaikan dengan pengeluaran yang telah direncanakan.

·         Menyusun sistem administrasi, dokumentasi dan laporan yang efektif.      

·         Memastikan tim membuat administrasi termasuk catatan harian dan laporan kegiatan.

C.    Pelatihan Untuk Karyawan Sektor & Masyarakat (20%)

·         Meningkatkan keterbukaan belajar, dan mengidentifikasi kasus / isu – isu dari analisa program, dialog yang terbuka untuk pengembangan karir dan pribadi tim.

·         Memimpin dan berpartisipasi dalam pelatihan dan pengembangan kapasitas karyawan dan masyarakat dengan menggunakan metode “TOT” untuk menambah pemahaman mereka dalam melaksanakan pengembangan masyarakat.

·         Memimpin dan melatih anggota tim sektor dalam melaksanakan kegiatan sesuai dengan kode etik dan sikap kerja yang baik.

·         Memastikan tim mendapat pelatihan mengenai sistem manajemen internal sehingga mereka dapat memenuhi kebijakan dan prosedur  Yayasan CFK.

D.    Kepemimpinan (10%)

·         Bertanggung jawab dalam memimpin tim sektor dan mendukung perkembangan karir dan karakter mereka.

·         Memastikan tim sektor memahami nilai- nilai Yayasan CFK dan pengembangan karakter sehingga karyawan mendorong memiliki komitmen bekerja aktif sembari menghidupi  Misi, Visi dan Nilai – nilai Yayasan CFK.

·         Hadir di pertemuan, pelatihan dan retreat mengenai pengembangan tim dan karakter.

·         Bertanggung jawab terhadap perkembangan holistik anda sendiri.

E.     Manajemen Pribadi & Tim (15%)

`     Sebagai line Kordinator: 

·         Memimpin dan mengatur seluruh tim sektor, mendorong tim kerja, mengawasi, memandu, dan mendidik mereka menunjukkan kinerja yang sesuai dengan strategi dan prosedur Yayasan CFK.

·         Memastikan karyawan memahami tanggung jawab perorangan dan kelompok demi keamanan, kenyamanan dan kesejahteraan.

·         Mengadakan evaluasi kinerja tim per-bulan, tiga bulan dan enam bulan (jika diperlukan), dan mendorong pengembangan diri setiap tim (termasuk rencana pengembangan diri dan identifikasi kebutuhan untuk pengembangan diri).

·         Melakukan wawancara masuk dan keluar anggota tim, tindakan disiplin dan mendengarkan keluhan di wilayah tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan.

·         Memastikan seluruh tim saling menghargai sesama rekan kerja, adat istiadat dan norma – norma yang berlaku di daerah tersebut.

·         BerKordinasi dengan pihak manajemen untuk merencanakan, merekrut, memperkenalkan, dan melatih seluruh tim sektor sebagaimana yang dibutuhkan.

·         Memonitor meningkatkan etika dan disiplin tim sesuai dengan nilai – nilai dan prinsip – prinsip Yayasan CFK.

F.     Administrasi and Logistik (5%)

·         Mengatur dan mengawasi kebutuhan logistik sektor.

·         BerKordinasi bagian Admin untuk memenuhi kebutuhan dan perlengkapan sektor demi mendukung kegiatan sektor sesuai dengan waktu yang dibutuhkan.

G.    Hubungan masyarakat / Perwakilan (10%)

·         Menjamin adanya persetujuan dari pemerintah setempat (resmi atau tidak resmi) untuk pelaksanaan kegiatan sektor.

·         Memelihara hubungan yang saling membangun dengan masyarakat, NGO dan pemerintah setempat (termasuk resmi atau tidak resmi) dan menhadiri pertemuan Kordinasi dengan badan yang relevan sebagaimana yang dibutuhkan.

·         Mendukung kebijakan eksternal untuk mengadvokasi kegiatan dengan masyarakat di wilayah dan pemerintah daerah, antar pemerintahan serta badan non pemerintah.

·         Memfasilitasi kunjungan lapangan dan kegiatan sektor oleh stakeholders, donor dan/ atau yang mendukung Yayasan CFK. 

Spesifikasi Pribadi Nomor 2-5:

1)      KUALIFIKASI

Ø  Gelar D3/S1 Pendidikan dan/atau yang setara (Kord. Sektor Pengembangan Anak);

Ø  D3/S1 SKM dan/atau yang setara (Kord. Sektor Kesehatan)

Ø  D3/S1 Hukum, Sosial dan/atau yang setara (Kord. Sektor Penguatan Pemerintah)

Ø  D3/S1 Manajemen, Ekonomi dan/atau yang setara (Kord. Sektor Perekonomian)

2)      PENGALAMAN

Ø Minimal 1 tahun melayani dalam posisi yang sama

Ø Pengalaman manajemen terbukti;

Ø  Memiliki pengalaman dalam bidang berikut:

• Pengembangan Masyarakat;

• Membuat rencana kerangka kegiatan

• Keuangan & Manajemen Admin;

• Bekerja sesuai dengan struktur organisasi, kebijakan dan praktek;

Ø Pengalaman memimpin dan memfasilitasi kelompok belajar bangunan holistik & karakter;

Ø Pengalaman mengelola tim dalam lingkungan yang jauh.;

Ø Fasilitas Manajemen;

Ø Bekerja di lingkungan lintas-budaya.

3)      KETERAMPILAN / KEMAMPUAN

Ø Keterampilan kepemimpinan;

Ø Keterampilan negosiasi dan representasi;

Ø Analitis & keterampilan pemecahan masalah;

Ø Keterampilan komunikasi yang baik tertulis dan lisan dalam bahasa Inggris & Indonesia;

Ø Kemampuan untuk berkomunikasi percaya diri dan nyaman;

Ø Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang tidak aman dan berubah;

Ø Mengoperasikan komputer (MS Office);

Ø Keterampilan administratif;

Ø Jaringan;

Ø Menulis laporan;

Ø Keterampilan pelatihan;

Ø Kreatif.

4)      KUALITAS PRIBADI

Ø  Karakter moral dan integritas tinggi;

Ø  Fleksibel dan mudah beradaptasi;

Ø  Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan;

Ø  Bekerja dengan target dan mampu bertahan;

Ø  Kesediaan untuk perjalanan dan hidup dalam kondisi dasar;

Ø  Seorang pengembang;

Ø  Bersedia untuk melayani dan memprioritaskan kebutuhan orang lain.

6.     Keuangan dan administrasi/logistik      (1 orang);

Tugas utamanya adalah Bertanggung jawab melaksanakan tugas yang diberikan Manajer Keuangan serta Membantu melaksanakan tugas dari setiap sektor program yang ada dalam Yayasan CFK.  Bekerja sesuai dengan misi, visi dan nilai – nilai CFK dan menjaga segala sesuatu yang berhubungan dengan perkembangan dan kebaikan yayasan CFK.

Deskripsi tugas adalah sebagai berikut :

A.    Keuangan :

Ø  Memastikan prosedur keuangan berjalan baik sesuai dengan SOP di Kantor Mentawai.

Ø  Menangani kas kecil untuk biaya dasar kebutuhan kantor dan program di Mentawai dalam rangka mendukung kelancaran operasional di kantor Mentawai.

Ø  Menangani pembayaran tunai dan non tunai dalam setiap pembelian dan memastikan bon yang diterima sesuai dengan uang yang dibayarkan, iuran bulanan listrik,dll.

Ø  Membuat laporan anggaran versus aktual per tiga bulan  dan melaporkannya kepada Manajer Keuangan paling lama tanggal 10 setiap triwulan.

Ø  Menarik uang dari bank untuk keperluan operasional kantor dan program dan mencatat dalam laporan.

Ø  Memastikan setiap bon/bukti keuangan asli yang akan dikirim ke kantor Medan lengkap dan telah di scan sebagai arsip pertinggal di Kantor Mentawai.

Ø  Memastikan kecukupan dana untuk menjalankan program dan operasional di Kantor Mentawai  berjalan baik dengan membuat perkiraan permintaan uang bulanan paling lama minggu ke-4 dan mengirimkan lewat email ke Manajer Keuangan cc. Kordinator Program.

B.     Sumber Daya Manusia :

Ø  Berkordinasi dengan Kantor Medan yang berhubungan dengan proses perekrutan, terminasi dan buka lowongan kerja staff.

Ø  Memastikan pelaksanaan peraturan internal yayasan CFK di Kantor Mentawai.

Ø  Melakukan perhitungan gaji dan pembayaran gaji serta tunjangan staff setiap bulan.

Ø  Membuat daftar data pribadi staff dan melakukan memperbaharui yang diperlukan.

Ø  Mengurus asuransi dan membayar biaya asuransi staff bekerjasama dengan Admin Kantor Medan dan memastikan dokumen klaim di scan sebelum dikirim.

Ø  Memindai (scan) setiap kontrak kerja staff dan menyimpannya dalam komputer atau penyimpanan data eksternal.

C.    Logistik :

Ø  Memastikan proses pembelian, penyimpanan dan pendistribusian barang sesuai dengan prosedur CFK dengan berKordinasi dengan staf admin jika pembelian di lakukan di Medan.

Ø  Mengatur pembayaran dengan Penjual (supplier)

Ø  Memonitor dan memperbaharui daftar asset CFK di Mentawai.

D.    Komunikasi :

Ø  Memastikan komunikasi yang baik dengan kantor Medan.

Ø  Mengirimkan laporan Kas kecil dan Bank per 2 minggu kepada Manajer Keuangan.

E.     Tugas - tugas lain:

Ø  Menjadi fleksibel dan bersedia untuk membantu di dalam tugas-tugas lain atau tugas administrasi lain jika diperlukan.

7.     Asisten Keuangan dan Administrasi   (1 orang)

Tugas utamanya adalah : bertanggung jawab mendukung dan membantu staf keuangan dan administrasi dalam melaksanakan tugas yang diberikan Manajer Keuangan serta membantu melaksanakan tugas dari setiap sektor program yang ada dalam Yayasan CFK.  Bekerja sesuai dengan misi, visi dan nilai – nilai CFK dan menjaga segala sesuatu yang berhubungan dengan perkembangan dan kebaikan yayasan CFK.

Deskripsi tugas adalah sebagai berikut :

A.    Kasir :

1.      Membantu memastikan prosedur keuangan berjalan baik dan sudah mendapat persetujuan dari Kordinator Program di Kantor Mentawai.

2.      Membantu menangani kas kecil setiap hari untuk biaya dasar kebutuhan kantor dan program di Mentawai dalam rangka mendukung kelancaran operasional di kantor Mentawai.

3.      Membantu menangani pembayaran tunai dan non tunai dalam setiap pembelian dan memastikan bon yang diterima sesuai dengan uang yang dibayarkan misalnya:  iuran bulanan listrik, internet dll.

4.      Membantu membuat laporan kas kecil serta  melaporkannya kepada Manajer Keuangan sesuai dengan waktu yang disepakati

B.     Administrasi :

1.      Kelengkapan Kebutuhan Kantor dan Program:

Ø  Menyimpan semua dokumen keuangan/ administrasi dan memastikan bahwa semua dokumen-dokumen tersebut tersimpan dengan baik dan terorganisir sesuai prosedur CFK.

Ø  Bekerja sama dengan Manajer Keuangan untuk mendata semua asset CFK

Ø  Memantau persediaan alat-alat tulis dan perlengkapan serta alat kebersihan  kantor dan membeli kembali jika dibutuhkan.

Ø  Membuat administrasi surat masuk dan keluar CFK serta membuat surat-surat yang berkenaan dengan program di CFK (Jika diminta).

Ø  Memastikan adanya penyimpanan dokumen keuangan, administrasi, staf serta program yang  tersusun baik dan rapi.

Ø  Menjadi notulen dalam pertemuan internal dan mengarsip hasil pertemuan dengan baik.

2.      Hal-hal yang dipersiapkan untuk staf/tamu yang akan datang ke Kantor Mentawai:

Ø  Pemesanan tiket staf/tamu PP (jika diperlukan) setelah mendapat persetujuan dari Supervisor

Ø  Pemesanan penginapan jika di kantor tidak cukup tempat

Ø  Menuliskan jadwal staf/tamu di papan informasi

3.      Hal-hal yang dipersiapkan untuk staf yang tugas keluar/pelatihan ke luar  Mentawai:

Ø  Pemesanan tiket pesawat/darat setelah mendapat persetujuan tertulis dari Kordinator Program

Ø  Menuliskan jadwal staf di papan informasi

Ø  Memberi uang muka untuk perjalanan dinas sesuai permintaan

4.      Hal-hal yang harus disiapkan untuk pertemuan, pelatihan/ lokakarya seluruh staf  di Mentawai:

Ø  Berkordinasi dengan Kordinator sektor terkait/Kordinator program/Keuangan untuk jadwal pertemuan dan menuliskan di papan informasi

Ø  Mengatur konsumsi (jika diperlukan) sesuai peserta yang hadir

Ø  Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan saat pertemuan, pelatihan/lokakarya staf.

C.     Sumber Daya Manusia :

1.      Memonitor daftar hadir staf di Kantor Mentawai.

2.      Melakukan mentoring dan member pengarahan kepada pramuwisma dan koki .

D.    Komunikasi :

1.      Melakukan memperbaharui staf 2 kali setahun (Dec dan Mei)

2.      Melakukan  memperbaharui asset 2 kali  setahun (Dec dan Mei)

3.      Memastikan adanya komunikasi dengan instansi pemerintah dan terkait dengan CFK (jika dibutuhkan).

Spesifikasi pribadi nomor 6 & 7 :

A.    Kualifikasi :

Ø  Minimal tamat D3/ S1 Keuangan atau akuntansi.

Ø  Memiliki kemauan untuk meningkatkan pengetahuan di bidang keuangan & administrasi khususnya dalam proyek pengembangan masyarakat.

B.     Pengalaman

Ø  Memiliki pengalaman dalam bidang keuangan dan administrasi minimal 1 tahun.

Ø  Berpengalaman bekerja dengan organisasi sejenis ataupun NGO dan berKordinasi dengan dinas pemerintahan.

Ø  Manajemen Logistik.

C.    Keahlian/kemampuan

Ø  Keterampilan kepemimpinan

Ø  Mampu menggunakan komputer MS Office (Word, Excel) dan internet

Ø  Mampu membuat laporan keuangan dan surat menyurat.

Ø  Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik.

Ø  Mampu bekerja dengan target dan multi tugas.

Ø  Mampu menggunakan power point/corel draw.

Ø  Mampu mengetik dengan 10 jari

Ø  Mampu berbahasa Inggris lisan dan tulisan.

D.    Kualitas personal

Ø  Memiliki kemampuan berorganisasi.

Ø  Mampu membuat prioritas dan bekerja dengan banyak tugas serta target.

Ø  Inisiatif dan mampu menyelesaikan masalah dengan baik.

Ø Mampu bekerja dalam tim maupun secara perorangan.

Ø  Kreatif

Ø  Fleksibel

Ø  Detail

Ø  Sifat tenang dalam suasana tertekan

Pelamar yang tertarik, silahkan mengirimkan CV dan surat lamarannya dengan mencantumkan posisi yang dilamar ke hr.ycfk@gmail.com atau ke kantor CFK di Jl. Teuku Umar no. 2B, Medan kode pos 20112. Lamaran diterima paling lama 2 minggu setelah lowongan pekerjaan ini diumumkan atau tanggal 18 Mei 2014.